Эта книга учит эффективно составлять письменные документы и устные выступления. Согласно теории автора, текст делового документа хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия. Эта теория прошла проверку временем: автор много лет преподает свой курс в крупнейших бизнес-школах, университетах и компаниях.

«Золотые правила» Барбары Минто необходимы всем, кому приходится иметь дело с составлением отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода деятельности.

Часть 1. Логика в письме

Глава 1. Почему именно пирамида?

Выстраивание пирамиды идей

Все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует по каким-либо признакам — схожие характеристики или месторасположение.

Ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов:

озеро – сахар

ботинок – тарелка

девушка – кенгуру

карандаш – бензин

дворец – велосипед

железная дорога – слон

книга – зубная паста

Свяжите между собой слова каждой группы, придумав к ним определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на тарелке. Затем закройте слова правого столбца и вспомните их, читая слова левого столбца. Большинство людей проделывает это без особых затруднений.

Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или читаете. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь установить логические связи. Эти связи образуют пирамиду, потому что только так человек может:

- осознанно остановиться на магическом числе семь;

- установить логику.

Чтобы донести мысли до другого человека, вы должны убедиться, что он группирует предметы также, как вы.

Расположение идей сверху вниз

Обобщающую идею нужно давать в начале, а затем показать ее аргументацию или детализацию.

Давая список покупок, нужно вначале дать обобщающую категорию (фрукты), а затем относящиеся к ней продукты.

Человек воспринимает предложения в том порядке, в котором они ему приводятся. Он предполагает, что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.

Сэкономьте время читателя, излагая мысли так, чтобы на их восприятие затрачивать меньше усилий. Не располагайте предложения так, чтобы их приходилось перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто отказывается это делать.

Таким образом, понятный текст – тот, который последовательно представляет информацию сверху вниз в форме пирамиды.

Создание пирамиды

Чтобы сгруппировать информацию, а затем представить ее в виде модели «сверху вниз», структурируйте документ, как на рис. 1.

Рис. 1. Идеи выстраиваются в виде пирамиды с главной идеей на вершине

Прямоугольники символизируют отдельные идеи, а процесс рассуждения начинается с нижнего уровня:

Шаг	Комментарии
формулируете предложения
логически объединяете предложения в абзацы	Вы свели в один абзац шесть предложений, потому что видите между ними логическую связь. Это значит, что все предложения выражают единую идею абзаца, которая, в свою очередь, их резюмирует. Вы никогда не объедините пять идей по финансам и одну по теннису, так как их сложно обобщить одним предложением. Обобщающее предложение абзаца поднимает на уровень выше и позволяет рассматривать этот абзац уже как высказывание одной идеи, а не шести
группируете абзацы в разделы	Потом вы группируете в единый раздел три абзаца, каждый из которых высказывает одну мысль, – и поднимаетесь еще на один уровень.
группируете разделы в единый документ, объединенный одной мыслью, располагающейся в начале	Аналогичные рассуждения объединяют и разделы, а в итоге – получается весь документ. Таким образом, вы имеете три объединенных раздела (каждый из которых построен из группы абзацев, а те – из предложений), и все они выражают единую мысль служебной записки, которая, в свою очередь, обобщает их.

Так можно группировать и обобщать, пока не исчерпаете все возможные взаимосвязи.

Но в любом случае документ должен быть направлен на демонстрацию единственной мысли, которая представлена на самом высоком уровне, а все идеи, сгруппированные ниже, объясняют или подтверждают её.

Золотые правила

Золотые правила помогают удостовериться в правильности выстроенной структуры и ее соответствии принципу пирамиды:

1. Идеи любого уровня пирамиды обобщают идеи, сгруппированные ниже.

Формулирование главной идеи нескольких предложений или абзацев возможно, если они составлены правильно. Здесь вступают в действие правила 2 и 3.

2. Идеи каждой группы однотипны, т.е. имеют нечто общее.

Яблоки и груши вы можете отнести к категории более высокого уровня «фрукты», а столы и стулья – в «мебель». Если захочется обобщить яблоки и стулья, придется подняться на более высокий уровень и объединить эти слова в категорию «вещи».

Быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе (это рекомендации, причины, проблемы, либо изменения, которые необходимо внести).

3. Идеи каждой группы расположены в логической последовательности.

Вид логической цепочки	Аналитический процесс	Пример
дедуктивный	последовательность аргументов	главная идея, второстепенная идея и заключение
хронологический или причинно-следственный	хронологический порядок	первый, второй, третий
структурный	последовательность описания	Бостон, Нью Йорк, Вашингтон
сравнительный	перечисление в порядке значимости	первый по значимости, второй по значимости и т. д.

Основной принцип ясного написания документов

Прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие золотым правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения ошибочны, недостаточно развиты либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль.

Глава 2. Составляющие пирамиды

Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует мысли – высказав их вслух либо изложив на бумаге.

Чтобы выстроить пирамиду идей, вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении.

К составляющим относятся:

1) вертикальная связь между пунктами и подпунктами

2) горизонтальная связь внутри группы подпунктов

3) вводная часть в повествовательной форме.

Вертикальная связь

Вертикальная связь устанавливает «диалог» в форме вопросов и ответов. Это привлекает внимание читателя, т.к. прочитав вопрос, он захочет получить ответ.

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» («Как?», «Для чего вы это говорите?»). Автор обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже.

В ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая новые вопросы, ответы на которые опять-таки приводятся уровнем ниже.

И так, пока автор не дойдет до утверждения, к которому больше не возникнет вопросов.

Читатель не обязан соглашаться с приведенной аргументацией. Главное, что он четко прослеживает мысль автора.

Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в которой речь идет о приобретении интернет-кафе. В пользу сделки приводятся три аргумента. Под ними расположены ответы на вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов.

Рис. 3. Все документы – диалог в форме вопросов‑ответов

Горизонтальная связь

Все идеи уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме индуктивной или дедуктивной аргументации.

Метод дедукции группирует идеи последовательно. Первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект или предикат первой, а третья – делает вывод, логически следующий из первых двух, и начинается словом «следовательно»:

Все люди смертны + Сократ – человек

= Следовательно, Сократ смертен

Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, оттолкнитесь от последней из них.

Так как Сократ – человек, он смертен

Метод индукции группирует идеи, которые, наоборот, не следуют друг из друга, а представлены каждая сама по себе, и могут быть объединены одним существительным множественного числа (причины, доводы против, меры, проблемы и т.д.).

- Французские танки стоят у польской границы.

- Немецкие танки стоят у польской границы.

- Русские танки стоят у польской границы.

Чтобы подняться на один уровень абстракции, определите, что является общим во всех трех утверждениях.

В данном случае это враждебные намерения.

Следовательно в Польшу вскоре войдут танки.

***

Зная эти основные положения, вы, имея лишь одну идею, можете строить пирамиду с любого места, постепенно добавляя остальные идеи, где необходимо, – вверху, внизу, слева или справа.

Вводная часть (определяет Главный вопрос)

Главный объект интереса читателя – утверждение, с которого начинается документ. Документ будет интересен, если в нем содержится ответ на интересующий читателя вопрос. Этот вопрос всегда указывается во вводной части документа. А ответ на вопрос даётся в документе.

Являясь рассказом о неких событиях, Вводная часть выстраивается по принципам повествования:

1) сначала читатель узнает о времени и месте определенной Ситуации,

2) затем что-то происходит (Развитие Ситуации),

3) это вызывает у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.

Неправильная вводная часть:

В данной служебной записке собрана информация по следующим вопросам:

1. Состав совета директоров и оптимальное количество его членов.

2. Функции совета директоров и исполнительного комитета, разграничение их обязанностей и взаимодействие.

3. Привлечение внешних членов правления к активному участию в собраниях совета директоров.

4. Принципы выбора членов совета директоров и срок их членства.

5. Разработка мер по совершенствованию работы совета директоров и исполнительного комитета.

Просим ознакомиться с данными вопросами с целью их дальнейшего обсуждения.

Правильная вводная часть в форме повествования:

Новая организационная структура, принятая в октябре, закрепляет полномочия и обязанности по ведению повседневных дел двух подразделений непосредственно за менеджерами этих подразделений. Это позволяет совету директоров сосредоточиться исключительно на разработке стратегии и планировании.

Но в связи с тем, что совет директоров долгое время занимался решением текущих проблем компании, в данный момент он не может сразу оставить эти вопросы и заниматься лишь стратегическим планированием. Следовательно, совету директоров предстоит решить, какие необходимо внести изменения, чтобы приступить к исполнению новых обязанностей.

На наш взгляд, совету директоров следует:

- передать обязанности по ведению текущих дел исполнительному комитету;

- расширить свой состав;

- разработать нормы и правила внутреннего распорядка работы.

Глава 3. Построение пирамиды

1 способ. Построение пирамиды сверху вниз

Пирамиду легче строить с вершины. Следуйте схеме на рис. 4.

Рис. 4. Элементы структуры взаимосвязаны

I. Заполните верхний прямоугольник (структура вводной части)

1. Какой Предмет вы обсуждаете? Если вам уже известен обсуждаемый Предмет, впишите его в прямоугольник. Если нет, переходите к шагу № 2.

2. Какой у читателя Вопрос по этому Предмету? Если вы это знаете, то сформулируйте Вопрос и переходите к шагу № 3. Если нет, переходите к шагу № 4.

3. Каков Ответ на этот Вопрос?

II. Проверьте согласованность ответа со структурой вводной части

4. Какова исходная Ситуация? Расскажите о Предмете и сложившейся вокруг него Ситуации, а затем сделайте первое неопровержимое утверждение. Важно подобрать утверждение, с которым читатель будет согласен – либо потому, что он о нем что‑то знает, либо потому, что это широко известный факт.

5. Каково Развитие Ситуации? Расскажите, какая возникла проблема. Здесь начинается диалог с читателем. Развитие Ситуации должно инициировать Вопрос. Представьте, что в ответ на ваш рассказ читатель утвердительно кивает и говорит: «Да, я знаю. И что дальше?»

6 (2+3=4+5?). Какие следуют Вопрос и Ответ из шага 4 и 5? Соответствуют ли они Вопросу и Ответу из шага 2 и 3? Если утверждение о Развитии Ситуации не вызвало у читателя Вопроса, определенного на шаге 2, замените данное утверждение другим. Возможно вы неправильно определили Развитие Ситуации либо Вопрос.

III. Определите Главный Уровень

7. Какой Вопрос возникает у читателя далее?

8. Ваш Ответ основан на методе дедукции или индукции? Если это метод индукции, то какое родовое понятие необходимо выбрать для обобщения?

IV. Сформулируйте вспомогательные идеи

9. Повторите диалог «вопрос‑ответ».

***

Цель этой процедуры – убедиться, что вы знаете, на какой Вопрос пытаетесь ответить.

Пример служебной записки, составленной бухгалтером производственной компании.

Доставив продукцию покупателям, водители отсылают в бухгалтерию накладную с указанием кода товара, даты и объема поставки. На основании накладных выставляются счета:

Один из клиентов для упрощения своего учета желает оставлять накладные у себя, записывать их на диск, самостоятельно подсчитывать итоговую сумму и раз в месяц отправлять диск вместе с чеком в офис производственной компании.

Бухгалтеру производственной компании поручено оценить целесообразность изменений. Но в своей служебной записке он не отвечает на поставленный вопрос, а лишь описывает, как могла бы работать такая система, т.е. не дает прямого ответа на поставленный вопрос.

Клиент обратился с просьбой рассмотреть целесообразность введения нового процесса обработки накладных на основе данных, которые будут сохраняться на диске и передаваться нам для внесения в нашу систему учета. Мы рассмотрели данное предложение и приняли следующее решение:

1. Наше основное требование к бухгалтерским документам, получаемым из внешних источников, заключается в наличии в них следующих реквизитов:

- номер головной компании;

- номер магазина;

- номер накладной;

- сумма накладной;

- дата доставки по накладной.

Для удобства мы могли бы предоставить клиенту номер их компании и все номера их магазинов, которые занесены в нашу базу данных. Клиент, в свою очередь, мог бы внести эту информацию в свою систему.

2. Клиент разработает программу, которая будет извлекать информацию о неоплаченных накладных из ее базы данных по кредиторской задолженности. Конечный файл будет иметь формат, совместимый с нашей системой учета платежей. Записанные на диск данные будут отсылаться нам вместе с чеком.

Когда наш отдел обработки данных получит диск, вся информация по накладным будет сохранена согласно реквизитам, указанным выше. Конечным результатом должно быть равенство между суммой принятых и сохраненных на диске накладных и суммой, указанной в предоставленном чеке.

3. На последней стадии процесса все данные будут внесены в нашу систему учета. Таким образом, по номеру накладной можно будет сравнить сумму счета за отгруженную продукцию и сумму оплаты.

Если бы бухгалтер использовал правила, продемонстрированные на рис. 4, то поступил бы так:

1. Сначала нарисовал бы прямоугольник и задался вопросами: «Какой Предмет я анализирую?» («Просьбу клиента внести изменения».)

2. «На какой Вопрос я должен ответить?» («Устраивают ли нас эти изменения?»)

3. «Каков Ответ?» («Да».)

4. Размышляя над вводной частью документа, он проверил бы, правильно ли выбраны Вопрос и Ответ, перейдя для этого к описанию Ситуации.

Первым предложением здесь будет неопровержимое утверждение о Предмете. (Клиент просит внести изменения в процесс обработки накладных)

Он бы не описывал необходимые изменения, а определил только главную идею.

5. Затем бухгалтер представил бы, что читатель говорит: «Да, мне это известно. И что дальше?» Это направило бы его к Развитию Ситуации. («Вы просили оценить, вносить ли эти изменения».)

6. Определив таким образом Вопрос, видно, что он соответствует Ответу. Значит, основное утверждение соответствует ожиданиям читателя.

7. Установив, что вносить изменения имеет смысл, можно спуститься на следующий уровень и определить новый вопрос читателя. («Почему?»)

8. В ответ на вопрос «Почему?» всегда перечисляются причины:

- Мы получим нужную нам информацию.

- Мы улучшим ликвидность.

- Мы сократим объем выполняемой нами работы.

9. Установив, что все причины следуют в логическом порядке, можно спуститься еще на один уровень и выяснить, что необходимо сказать в поддержку каждой из них.

Рис. 6. На поставленный вопрос дается прямой ответ

С = Клиент попросил внести изменения

РС = Вас попросили выяснить, целесообразно ли это делать

В = Это целесообразно?

2 способ. Построение пирамиды снизу вверх

Когда вы не можете точно определить Предмет, понять Вопрос или не знаете, какая информация читателю известна, а какая нет, можно развить идеи снизу вверх, применив несложный процесс, состоящий из трех этапов:

1) Перечислите все утверждения, которые хотите включить в документ.

2) Определите связи между ними.

3) Сделайте выводы.

На примере документа посмотрим, как метод действует на практике.

Перед вами служебная записка, составленная консультантом для руководителя типографии TTW спустя две недели после приема на работу.

Служебная записка

Данный документ представляет собой краткое изложение результатов работы, проделанной за последние 2 недели.

Как известно, при издании новых книг наибольшая доля расходов приходится на набор текста: от 40% в случае с твердым переплетом до 55% для книг в мягкой обложке.

Основные составляющие расходов, связанных с набором текста:

- Машинный набор 30–50%

- Корректура 17–25%

- Внесение правки и сверка 10–16%

- Верстка 10–20%

- Спуск 10–15%

Сравнительный анализ стандартов компании PAR показывает, что TTW имеет относительно низкий показатель производительности в наборных процессах. В настоящий момент аналитики работают над некоторыми специально отобранными мною примерами.

Каждая книга обязательно проходит ряд стандартных этапов, что должно гарантировать качество. И это могло бы частично объяснить неконкурентоспособность TTW в области набора простых текстов.

Интересно было бы узнать структуру расходов по набору текста в TTW. По этому поводу я разговаривал с Джорджем Кеннеди. Он хочет провести эксперимент, который позволил бы выяснить следующее: 1) можно ли из процесса набора исключить некоторые этапы, особенно для определенных видов изданий; 2) каковы причины низкого уровня производительности (то есть почему TTW отстает по этому показателю от PAR).

В настоящий момент компания перегружена работой по набору текстов. Многие заказы не выполняются в срок. Особенно остро стоит проблема нехватки персонала. TTW платит более низкую зарплату, чем другие типографии, поэтому ей очень тяжело найти и удержать квалифицированных работников.

В настоящее время компания столкнулась с новым требованием профсоюза. Кроме того, недавно уволились еще два специалиста.

В отделе работает меньше людей, чем требуется, а выплаты за сверхурочные часы работы превысили бюджет на 50%.

Выводы:

1. Расходы по набору текста можно снизить за счет:

- упрощения процесса набора для дешевых изданий;

- повышения производительности при помощи новых методов.

2. Для выполнения первой задачи необходимо провести ряд экспериментов, отслеживая весь процесс набора и контролируя, во первых, влияние изменения количества проверок и времени их проведения, и во вторых, реакцию клиентов на эти изменения. Достигнутая экономия может составить порядка 10% от общей суммы расходов по набору текста.

Второй способ снижения расходов требует, на мой взгляд, детального изучения этих методов. Показатели производительности в машинном и ручном наборе в компании TTW отстают от аналогичных показателей PAR на 20–50%. Видимо, их можно улучшить.

3. Сравнение показателей TTW с показателями Baird, Purnell или Waterlow может предоставить полезную информацию и дать ответ на существующие вопросы. Джордж Кеннеди и Рой Уолтер, похоже, очень заинтересовались проведением сравнительного анализа. Я их предупредил, что он может оказаться бесполезным.

4. Что же касается уровня расходов в Aylesbury, то здесь мнения разошлись. Джерри Калверт считает, что они определенно высокие, в то время как Джордж Кеннеди утверждает, что этому нет явных доказательств, а для Роя Уолтера они являются полной загадкой. Всем им хотелось бы изучить уровень расходов в Aylesbury.

О ситуации мы знаем только то, что изложено в служебной записке. Наша задача – представить текст в форме, понятной для читателя.

Этап 1. Перечислите все утверждения

Проблемы:

1. Низкий уровень производительности в области набора текстов

2. Одинаковые для всех изданий этапы процесса набора

3. Завышенные цены для простых изданий

4. Невыполнение заказов в установленные сроки

5. Низкая зарплата

6. Нехватка людей

7. Большое количество сверхурочных часов

8. Отставание от PAR по производительности в наборе

Предложения:

1. Упрощение технологической цепочки для дешевых изданий

2. Повышение производительности при помощи новых методов

Этап 2. Определите связи

Начнем с рекомендаций. Какая существует связь между упрощением процесса и введением новых методов? Никакой.

Перейдем к проблемам. Присмотревшись, вы обнаружите некоторые причинно-следственные связи:

Этот анализ выделяет две отдельные группы аргументов.

Этап 3. Сделайте выводы

Теперь можно сделать выводы: 1) расходы так высоки в связи с низкой производительностью и большим количеством сверхурочных часов, 2) для снижения расходов необходимо упростить методы набора и поднять зарплату.

Чтобы из этих двух утверждений выбрать правильное, необходимо прочесть введение. Есть ли в служебной записке уже известная читателю информация? Очевидно, он понимает значимость расходов и знает, что TTW не способна конкурировать по ценам на простые издания и что никто из сотрудников TTW не может оценить, насколько высоки их затраты.

Итак, размышления читателя согласно принципу «сверху внизу» (см.1 способ) выстраиваются следующим образом:

I этап

1. Предмет = Расходы, связанные с набором текстов.

2. Вопрос = если расходы высокие, можно ли их снизить?

3. Ответ = Да, расходы высокие, но их можно снизить

II этап

4. Ситуация = Расходы на наборные процессы являются основной составляющей общих расходов.

5. Развитие Ситуации = Неизвестно, является ли их доля в общей сумме расходов завышенной, но не исключено, что неконкурентоспособность обусловлена именно этим.

6 (2+3=4+5?) = Можно ли их снизить?

Ответ (3) = Да, можно.

III этап

7. Новый Вопрос = Как?

8. Главный Уровень = Исключить ненужные этапы в процессе набора и поднять зарплату исполнителям до уровня конкурентов.

Новая версия служебной записки проще для понимания.

Последние две недели я провел, изучая расходы по набору текстов. Как известно, расходы по набору текста составляют 40% для книг в твердом переплете и 55% для книг в мягкой обложке. TTW не знает, являются ли ее расходы слишком высокими. Тем не менее компания считается неконкурентоспособной в наборе простых изданий.

Наши предварительные исследования свидетельствуют, что расходы по набору можно сократить за счет:

- исключения ненужных этапов из процесса;

- повышения зарплаты до уровня конкурентов.

Исключение ненужных этапов

По показателям производительности в машинном и ручном наборе TTW отстает от PAR на 20–50%. Изучение процесса показало, что каждое издание, проходит при наборе практически одни и те же этапы. Это могло бы частично объяснить, почему компания неконкурентоспособна.

Я обсуждал результаты исследования с Роем Уолтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди хочет провести эксперимент, который позволил бы выяснить следующее: 1) можно ли исключить из процесса некоторые этапы, особенно для простых изданий, и 2) каковы причины низкого уровня производительности по сравнению с PAR.

Начиная со следующей недели мы собираемся проконтролировать процесс набора простых изданий, отследив при этом, во первых, влияние изменения количества корректур и затраченного на них времени на качество работ и, во вторых, реакцию клиентов на эти изменения. Достигнутая таким образом экономия может составить порядка 10% от суммы расходов на наборные процессы. Мы также проведем детальное исследование методов набора, чтобы сократить разницу в показателях производительности по сравнению с PAR.

Повышение зарплаты

В TTW зарплаты ниже, чем в других типографиях. Поэтому она столкнулась с проблемой поиска и удержания работников. Недавно уволились два наборщика, и в отделе не хватает людей. В результате сроки не соблюдаются, а оплата сверхурочных часов оставшимся превышает бюджетный показатель более чем на 50%.

Компания столкнулась с новым требованием профсоюза, который может заставить ее повысить зарплату. Если все так и произойдет, то компания сможет принять на работу хороших специалистов и снизить расходы на оплату сверхурочных часов.

Теперь вся вводная часть состоит из утверждений Главного Уровня. Благодаря этому читатель за полминуты сможет уловить ход мыслей автора. Если в течение 30 секунд ход мыслей понять невозможно, следует переписать документ заново.

Обратите внимание на заголовки в тексте: они позволяют выделить основные утверждения, чтобы читатель мог быстро найти детальное объяснение каждого из них. При этом избегайте заголовков типа «Результаты исследования» или «Выводы»: они неинформативны, пусты.

Глава 4. Особенности написания введения

Рис. 9. Вводная часть должна иметь форму повествования (на рисунке выделено окружностью):

У читателя уйма мыслей, большинство из которых относится к другим, близким для него темам. Ему придется приложить усилия, чтобы абстрагироваться от них и сосредоточиться на вашей информации, не представляющей для него интереса. Вы сможете привлечь и удержать внимание читателя, если расскажите историю об этом предмете.

Как-то в одном незнакомом городе в полночь встретились на мосту два ирландца…

Я обратила внимание на место и время и могу далее удерживать интерес, написав, что сказали или сделали ирландцы. Ваши мысли будут сконцентрированы на рассказе, пока не узнаете, чем он закончился.

В каждой истории имеется:

- начало (Ситуация)

- середина (Развитие Ситуации)

- конец (Решение).

Решение всегда - основная мысль: вы пишете, чтобы решить проблему, либо чтобы ответить на имеющийся у читателя вопрос.

Если хотите рассказать читателю хорошую историю:

- не начинайте с деталей и подробностей

- начинайте с того, о чем он знает (или, предполагается, должен знать) и с чем он согласится.

Так он свободно перейдет к основным идеям.

С чего начать описание Ситуации?

Начинайте описание Ситуации с утверждения о предмете разговора, с которым читатель согласится, так как он знаком с ним, либо для него это утверждение неоспоримый факт. Если не можете начать с этого, значит вы неверно определили предмет или начинаете писать не с того места.

Описание Ситуации приводит в определенное время и место.

Примеры вводных предложений:

- Энергоинвест рассматривает возможность экспорта алюминия в Чехию. (Из служебной записки.)

- Системы здравоохранения разных стран находятся под давлением постоянно возрастающей нехватки ресурсов, и здравоохранительная система Ирландии не является исключением. (Из доклада.)

- Согласно данным археологов, артефакты, оставленные человеком за первые 2,5 млн. лет его развития, довольно однообразны: каменные орудия труда. (Из журнальной статьи.)

- Как и все люди, современные менеджеры являются продуктом своей собственной культуры. (Из книги.)

В ответ на такие утверждения читатель кивает головой и говорит: «Ну да. И что из этого?» или «Почему вы мне это рассказываете?» Это сигнал, что можно переходить к Развитию Ситуации.

Что такое Развитие Ситуации?

Развитие Ситуации - это развитие событий рассказа, которое вызывает у читателя Вопрос.

Что необходимо знать о Главном Уровне?

1) На Главном Уровне:

- дается ответ на Вопрос, следующий из Главного утверждения

- описывается план документа

Рис. 12. Утверждения Главного Уровня формулируются в начале документа

2) Утверждения Главного Уровня должны представлять собой идеи.

Формулировки утверждений Главного Уровня должны давать читателю возможность за полминуты понять ход ваших мыслей. Все, что описано ниже, лишь раскрывает эти утверждения, поэтому читатель может решить, читать ли ему далее или же он готов принять выводы сразу. В любом случае теперь он знает, о чем идет речь, и уверен, что ниже по тексту не столкнется с чем-нибудь незнакомым.

3) Если документ небольшой (1-2 абзаца, поясняющих каждое из утверждений), то не повторяйте эти утверждения в заголовках. Поместите их в начале абзаца и подчеркните, чтобы они были заметны.

4. Опорный пункт документа – Вопрос, формулируемый в начале. Он должен быть один. Если несколько, то их нужно объединить.

Вопросы «Выходить ли нам на этот рынок? Если да, то как?» подразумевают, в принципе, один: «Как нам выйти на этот рынок?»

Какого объема должна быть вводная часть?

Это 2-3 абзаца, которые образуют структуру, показанную на рис 12. Ситуация и Развитие Ситуации состоят из 3-4 предложений. Примеры во вводной части излишни.

Объем вводной части зависит от читателя и предмета. Во вводную часть должна войти информация, которая позволит читателю понять, о чем пойдет речь дальше: предыстория проблемы, ваша роль в истории, предварительные исследования, определение терминов, предположения.

Бывает достаточно одного предложения: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о…». Чем чаще общаетесь с адресатом, тем короче вводная часть. Однако в ней должно быть достаточно информации, чтобы напомнить о Вопросе.

Типы вводных частей

Встречаются четыре типа вводной части:

Тип вводной части	На какой вопрос отвечает
Указания и распоряжения	Что или как мы должны сделать?
Согласование	Стоит ли нам это делать?
Пояснения	Как мы должны это сделать? Почему это произошло?
Выбор решения из ряда альтернативных	Что из этого мы должны сделать?

Указания и распоряжения

1 схема

С = Мы хотим сделать Х.

РС = Вам необходимо сделать Y.

В = Как нам сделать Y?

Вопрос, который возникает у читателя при прочтении данного документа, – «Каким образом?». Ответ – перечисление действий для решения проблемы, описанной в Развитии Ситуации.

2 схема

С = Вы делаете Х.

РС = Для этого вы должны использовать Y.

В = Что такое Y?

Согласование платежей

С = У нас есть проблема.

РС = Решение проблемы будет стоить $…

В = Должен ли я одобрить этот платеж?

При ответе дополнительно обычно указывают еще 3-4 причины:

- ситуация не терпит отлагательства;

- предложенные меры помогут решить проблему (или это лучший из нескольких вариантов ее решения);

- расходы будут компенсированы (например, за счет планируемой экономии затрат);

- возможны и другие выгоды.

Первый пункт описывает проблему, а второй – ее решение. В третьем пункте обычно дается финансовый анализ.

Четвертый пункт – не единственная причина, но, поскольку возможен еще какой-то положительный результат, выделите и это дополнительное преимущество.

Пояснения

Пояснения – это объяснение, как решить проблему. Элементы Главного Уровня – это «этапы» ответа на вопрос «Как?»

С = Должен делать Х.

РС = Не может делать Х, так как его деятельность неправильно организована.

В = Как правильно организовать его деятельность?

Этот вид вводной части начинают с описания существующей системы, а затем описывают новую систему, которая будет эффективнее. Далее на Главном Уровне объясняются отличия между ними.

Необходимо четко понимать обе системы. Вы думаете, что отлично знаете их. Но если они не будут описаны и проанализированы во вводной части, возможно в документе будут упущены важные моменты.

Выбор решения из ряда альтернативных

При тщательном исследовании проблемы альтернативных решений быть не может (см. главу 8): то, что вы предлагаете, поможет разрешить проблему либо нет.

На самом деле, когда руководитель просит дать несколько вариантов решений, он имеет в виду следующее: «Предоставьте мне несколько вариантов решения проблемы, если не найдете тот единственный, который поможет нам разрешить ее полностью».

Таким образом, в служебной записке вы перечисляете альтернативные решения только, если они заведомо известны читателю (к примеру, обсуждались ранее). В этом случае структура вводной части такая:

С = Мы хотим сделать Х.

РС = У нас есть несколько вариантов того, как это можно сделать.

В = Какой из них нам наиболее подходит?

Лучший способ объяснения выбора – это перечисление критериев оценки:

Если же вариант В не всегда лучше вариантов А и Б, то обоснуйте решение, дав оценку каждому варианту:

Т.е. указываете причину, по которой выбрали вариант В, и причину, по которой отвергли варианты А и Б.

Если ни один из вариантов не обеспечивает желаемого результата, возникает вопрос «Что делать?» Ответ следующий:

Здесь речь идет не об «альтернативных вариантах решения», а об «альтернативных целях».

Глава 5. Индукция и дедукция: отличия

Идеи в пирамиде связаны тремя способами: сверху вниз, снизу вверх и параллельно. Утверждение, стоящее в пирамиде над какой-либо группой идей, обобщает их либо делает из них вывод (сверху вниз), а они, в свою очередь, разъясняют или доказывают его (снизу вверх). Внутри группы идеи располагаются на одном уровне и связаны между собой логически (паралельно), причем тип логической последовательности зависит от того, была группа идей сформирована методом индукции или дедукции.

Дедукция – это последовательность суждений «от общего к частному», которая приводит к выводу, начинающемуся со слов «Поэтому…» или «Следовательно…». Утверждение, расположенное в вершине пирамиды, подводит итог всей цепочке аргументов, опираясь на последнее суждение (то есть дедуктивные суждения последовательно вытекают друг из друга). Индукция же описывает группу схожих суждений, а затем формулирует утверждение о том, что общего между ними.

Рис. 16. Отличие дедуктивного способа аргументации от индуктивного

Дедуктивный способ

Индуктивный способ

Дедуктивный метод рассуждения

Процесс дедуктивного рассуждения – это система трех обязательных элементов:

1. Утверждение о ситуации.

2. Утверждение о другой ситуации, связанной с предыдущей и существующей параллельно с ней; при этом второе утверждение уточняет либо субъект, либо предикат первого.

3. Вывод, следующий из этих двух ситуаций.

Индуктивный метод рассуждения

Два принципа индуктивного суждения:

- объединение суждений в группу;

- исключение суждений, которые не вписываются в эту группу.

О том, как оперировать этими двумя принципами, подробнее в главе 6. Здесь же мы разбираем только их основы, чтобы научиться различать метод индукции и дедукции.

Ключевым приемом индуктивного метода является определение общего слова – родового понятия для всех суждений группы. Это слово всегда – существительное во множественном числе (в примере с Польшей это «воинственные действия» или «приготовления к нападению»).

Когда определено родовое понятие, необходимо проверить аргументацию. Для этого надо к каждому суждению поставить вопросы и посмотреть, дает ли главное утверждение ответ на каждый из них.

В чем отличия

При дедукции второе суждение должно уточнять субъект или предикат первого. Если этого не наблюдается, значит, данное рассуждение построено по индуктивному принципу. Чтобы проверить его правильность, объедините его элементы с помощью общего родового понятия.

1) Все кролики быстро бегают.

2) Некоторые лошади быстро бегают.

3) Следовательно, некоторые лошади на самом деле – кролики.

Второе суждение никак не комментирует первое, поэтому их нельзя связать дедуктивно. Вместе с тем второе утверждение вводит новое действующее лицо (существительное во множественном числе). А группировка схожих суждений под общим существительным во множественном числе – это метод индукции. Таким образом, здесь смешаны два метода.

Какой метод лучше?

На Главном Уровне используйте индуктивный метод: это облегчит прочтение и понимание документа.

Проследим за процессом мышления человека, читающего доклад, составленный с применением метода дедукции. Вы сообщаете читателю, что он должен внести изменения в процесс работы организации. Ваши аргументы будут выглядеть следующим образом:

Чтобы проследить логику рассуждений, читатель должен для начала понять и запомнить высказывания A1, B1, C1 о том, что является неэффективным. Потом ему придется сопоставлять факт А1 с его причиной А2 и удерживать всю эту информацию в голове, то же самое с В1–В2 и С1–С2. Далее вы предлагаете ему повторить весь процесс, увязывая на этот раз А1 и А2 с действием А3 (что следует предпринять), а потом проделать то же самое с В и С.

Таким образом, вы не только отнимаете у читателя много времени на то, чтобы он понял, что ему следует сделать, но и заставляете полностью воспроизвести ваш процесс мышления. Было бы проще, если представить ту же информацию при помощи индукции:

Вы сначала отвечаете на вопрос «Как?» и лишь потом – на вопрос «Почему?». Хотя суждения нижних уровней могут излагаться при помощи дедукции, ответ на Главный Вопрос читатель получает сразу в начале документа, а ниже может ознакомиться с рассуждениями по каждому из предлагаемых изменений.

Но лучше излагать свои мысли на бумаге с помощью индукции.

А вот дедуктивные рассуждения и выводы на их основе, лучше перечислить в списке рекомендаций (рис. 19). Такие таблицы наглядно представляют все факты, натолкнувшие на размышления об их причинах, которые, в свою очередь, позволили сформулировать рекомендации.

Рис. 19. Анализ проблемы всегда проводится с помощью дедуктивного метода

Когда вы собрали все мысли в таблицу, остается решить, в какой форме их представить. Если в дедуктивной, то располагайте суждения в том порядке, в каком они следуют в таблице, т.е. сначала первая колонка, потом вторая и третья. Если индуктивно, то просто поверните таблицу на 90 градусов против часовой стрелки и изложите на Главном Уровне рекомендации, а соответствующие им факты и выводы – ниже.

Основной вопрос, с чего начать: сообщить читающему, почему он должен внести изменения, а затем, как это сделать, или же убедить его, что он должен внести изменения, а затем пояснить почему. Лучше сначала изложить действие, так как именно это и интересует читающего.

Часть II. Логика в рассуждениях

В данной части рассматриваются приемы лаконичной и верной группировки:

1) поиск логики, объединяющей группу идей и определяющей последовательность их изложения 2) выделение главного смысла этой группы идей – индуктивный скачок.

Глава 6. Установление логической последовательности

Идеи любой группы выстраиваются в логической последовательности. Тогда они действительно будут связаны друг с другом, и ни одна не будет упущена из виду.

Установление логической последовательности в дедуктивном доказательстве определяется самой его структурой, а при индуктивной группировке вы сами выбираете порядок изложения.

Порядок не должен быть случайным. Он определяется на основе анализа логических взаимосвязей между идеями.

Человеческий мозг способен на три вида аналитической деятельности (рис. 23).

Рис. 23. Основополагающее слово группировки определяет последовательность идей

1. Определить меры, действия = хронологическая последовательность

2. Разделить систему на составляющие = структурная последовательность

3. Систематизировать схожие вещи = сравнительная последовательность

1 . Хронологическая последовательность

Это меры, которые нужно предпринять для достижения требуемого результата, в порядке, в котором их следует реализовывать.

Две типичные ошибки:

1) неспособность отличить причину от следствия (меру от результата)

2) непонимание реального процесса, который лежит в основе размышлений.

Чтобы правильно определить причинно-следственные связи, представьте, как вы сами будете совершать описанные действия и чего достигнете в результате каждого из них.

Пример. При стратегическом планировании необходимо учитывать временной цикл:

1. Осознание потребности

2. Разработка стратегии по созданию товара/услуги

3. Реализация стратегии

4. Выведение товара/услуги на рынок и быстрый рост

5. Замедление роста, зрелость рынка

6. Приток денежных средств

7. Упадок/спад

Чтобы проанализировать данный пример, нужно для начала ответить на вопрос: понимаете ли вы описанный процесс? Поставьте себя на место исполнителя и представьте, как вы последовательно предпринимаете одно действие за другим: «Сначала я определяю потребность, затем разрабатываю стратегию, затем реализую ее…». И вот тут возникает проблема.

Оказывается, автор объединил в одну группу меры, которые предпринимает компания (1, 2, 3), и их результаты (4, 5, 6, 7).

1. Осознание потребности	Меры
2. Разработка стратегии по созданию товара/услуги
3. Реализация стратегии
4. Выведение товара/услуги на рынок и быстрый рост	Результаты
5. Замедление роста, зрелость рынка
6. Приток денежных средств
7. Упадок/спад

Пункты 4, 5, 7 отображают классическую кривую жизненного цикла товара:

В пункте 4 автор имел в виду оценку реакции рынка, обусловленную первыми тремя пунктами.

Пункт 6 – приток денежных средств. Это всего лишь одна из характеристик стадии насыщения рынка, так что этот пункт можно вообще исключить.

Теперь список выглядит следующим образом:

1. Осознание потребности.

2. Разработка стратегии создания товара/услуги.

3. Реализация стратегии.

4. Оценка реакции рынка.

5. Изменение стратегии в соответствии с реакцией рынка.

Понимание того, что вы говорите о реальном процессе, полезно для внесения ясности в текст.

Путем рассуждений вы можете сформулировать вопросы для проверки цепочки рассуждений. Представьте, что коллега попросил оценить его доклад:

Традиционная схема оценки инвестиционного проекта – сравнение будущего дохода с возможными затратами:

1. Часто эта методика не обоснована технически.

2. В ее основе лежит слишком упрощенная концепция.

3. Она приводит к принятию неправильных решений.

Изучив последовательность, вы заметите, что автор не учел хронологию. Последнее утверждение следует поместить перед списком в качестве главной мысли, так как оно является следствием из двух других.

Традиционная схема оценки инвестиционного проекта приводит к принятию неправильных решений:

1. В ее основе лежит слишком упрощенная концепция.

2. Она часто не обоснована технически.

2. Структурная последовательность

Это порядок описания структуры, которая изображается посредством диаграммы, карты, рисунка, фотографии. Она может быть реальной или абстрактной, предметом или процессом.

Создание структуры

Когда вы делите целое на части, нужно убедиться, что выделенные составляющие:

1. Взаимно исключают друг друга.

2. Вместе, исчерпывающе характеризуют предмет.

Рис. 24

«Взаимоисключение» означает, что в подразделении по производству предметов домашнего обихода не дублируются процессы, происходящие в подразделении по производству шин, а процессы подразделения по производству спортивного инвентаря отличны от процессов других подразделений. В структуре исключены повторы.

«Исчерпывающим образом» означает, что в компании нет ничего такого, что не было бы представлено в трех вместе взятых подразделениях. То есть в описании ничего не упущено.

Существует три основных способа деления структуры организации:

1) по видам деятельности (исследования, маркетинг, производство);

2) по месту осуществления деятельности (Восточный регион, Средний Запад, Запад);

3) по сфере деятельности, связанной с определенным товаром, рынком или клиентом (шины, спортивный инвентарь).

Описание структуры происходит сверху вниз и слева направо по схеме, переходя от одной составной части к другой.

Если описывается географическая структура, описание элементов идёт по часовой стрелке, начиная с верхнего левого угла.

Использование структурной последовательности для внесения ясности в рассуждения

Структурная последовательность, так же как и хронологическая, может быть использована для выявления ошибок в логических связях. Вообразите, что вы являетесь главой транспортного ведомства и вам на рассмотрение представлен следующий перечень рекомендаций:

Как нам представляется, задачи таковы:

1. Проверить и проанализировать работу в строительной и ремонтной службах.

2. Определить гибкость административных и управленческих служб: способны ли они быстро реагировать на запросы населения и своевременно решать текущие проблемы.

3. Проверить и проанализировать работу служб по составлению проектной документации, проектированию дорог и мостов, охране окружающей среды, выдаче прав на проезд по платным трассам и организации дорожного движения.

4. Проверить и проанализировать организационную структуру ведомства.

5. Определить слабые и сильные стороны каждой из служб.

Присмотритесь к списку. Пятый пункт относится к каждому из остальных, поэтому его нужно исключить. То, о чем говорится в оставшихся пунктах, можно представить так:

1. Ремонт. Строительство.

2. Повседневная работа.

3. Проектная документация.

Проектирование дорог и мостов.

Охрана окружающей среды.

Выдача прав на проезд.

Организация дорожного движения.

4. Организационная структура.

Если вы попробуете рассмотреть их с точки зрения процесса строительства дорог, то получите следующие этапы:

1. Проектирование.

2. Строительство.

3. Эксплуатация.

4. Ремонт.

Возможно, автор хотел сказать, что цель проекта состоит в следующем:

Определить, правильно ли организована деятельность ведомства и управление им, а также не препятствует ли такая структура выполнению четырех его основных функций.

3. Сравнительная последовательность

Сравнительная последовательность – это последовательность по степени важности. Это порядок, в котором в рамках одной группы выстраиваются предметы и понятия, обладающие общим признаком: три проблемы, четыре причины, пять переменных.

Как разделить группу элементов на подгруппы

Идеи можно объединить в группы, если следовать трем правилам:

1. Определить тип каждого утверждения (что это, проблемы, цели, изменения?)

2. Сгруппировать утверждения по типам

3. Определить последовательность, в которой должны следовать группы утверждений

Причины экономического спада в Нью Йорке:

1. Самые высокие заработные платы по стране.

2. Высокие тарифы на электроэнергию, аренду и землю.

3. Пробки на дорогах, увеличивающие транспортные издержки.

4. Нехватка площадей под строительство новых предприятий.

5. Высокие налоги.

6. Научно технический прогресс.

7. Конкуренция со стороны новых экономических центров на юго-западе и западе США.

8. Перенос бизнеса в пригороды.

В данном случае мы снова сталкиваемся с хаотичным перечислением «причин».

Для начала найдем схожие идеи:

Определим нужную последовательность перечисления проблем и сформулируем само сообщение. Здесь последовательность сравнительная по степени важности:

Причины экономического спада в Нью-Йорке:

1. Высокие издержки.

2. Сложные условия для производства.

3. Привлекательность альтернативных вариантов.

Как определить элементы, ошибочно включенные в подгруппу?

Чтобы убедиться в обоснованности их объединения, проверьте последовательность, в которой они изложены. Если идеи, изложены индуктивно, можете ли вы уловить последовательность изложения (хронологическая, структурная, сравнительная)? Если нет, то можете ли вы определить общую характеристику, которая бы объединяла их в одну группу? Если имеется длинный список, можете ли вы рассортировать идеи по подгруппам, расположив последние по порядку?

Допустим, вы читаете текст:

Традиционная методика финансовой оценки инвестиционных проектов дает следующие неверные рекомендации:

1. Нужно инвестировать средства в любые проекты, доходы от которых будут превышать стоимость инвестированного капитала.

2. Точная оценка рисков и их вероятности – ключевой фактор для эффективного распределения ресурсов.

3. Планирование инвестиционных проектов и их бюджетирование – два отдельных процесса. Бюджетирование относится к компетенции финансовой сферы.

4. Задача менеджеров высшего звена заключается в анализе цифр проекта, а не его основополагающих идей.

Кажется, что эти четыре «неверные рекомендации» отражают общепринятые в корпорациях правила. Но так ли это? Попробуем представить их в более краткой форме и в качестве результатов, а не рекомендаций:

Задачами финансового отдела являются:

1. Одобрение инвестиционных проектов.

2. Оценка будущих рисков.

3. Разделение планирования и бюджетирования.

4. Убеждение менеджеров высшего звена в важности анализа цифр.

Теперь ясно, что все пункты, кроме третьего, являются частью процесса принятия решения, а он предполагает хронологическую последовательность идей и четкое обобщающее утверждение:

Традиционная методика финансовой оценки инвестиционных проектов может привести к неэффективному распределению ресурсов, так как согласно этой методике:

1. Оценка рисков является ключевым фактором при выборе инвестиционных проектов.

2. Менеджеры высшего звена больше внимания уделяют анализу цифр проекта, а не его основополагающим идеям.

3. Корпорации, пренебрегая всеми остальными критериями, инвестируют средства в любые проекты, доходы от которых, по их расчетам, превысят стоимость инвестированного капитала.

Убедившись, что группа идей является полной и правильной, вы можете приступать к формулировке логического заключения (глава 7).

Глава 7. Обобщение сгруппированных идей

Мы подошли к золотому правилу «Идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже».

Обобщение сгруппированных идей – завершающий этап мыслительного процесса.

Обобщение при дедукции: необходимо подытожить все суждения дедуктивной цепочки, основываясь на последнем.

Обобщение при индукции: описать связь элементов.

Избегайте пустых утверждений

«У компании должно быть три цели».

«В организации существует две проблемы».

«Мы рекомендуем внести пять изменений».

Эти утверждения пустые, т.к. они не обобщают идеи, сгруппированные ниже, а лишь указывают их тип.

Пустые, неинформативные утверждения бесполезны, так как они не способны заострить на чем-то внимание читателя; он не поймет, что вы пытались ему сказать.

Рис. 27. За пустыми утверждениями скрываются незавершенные рассуждения

Как обобщать суждения?

1) Сначала проверьте сами идеи группы:

- правильно ли выбрана последовательность

- выполняется ли правило взаимоисключения

- выполняется ли правило исчерпывающего описания.

2) Определите тип вашего утверждения. Это будет утверждение о мерах, либо о ситуации.

3) Сформулируйте обобщающее утверждение:

(1) описать результат принятых мер (если это указания к действию);

(2) указать общую характеристику (если это описание ситуации).

Эти правила продемонстрированы на рис. 28.

Рис. 28. Обобщающее утверждение зависит от типа суждений нижнего уровня

(1) Определение результата принятых мер

Меры принимаются для достижения цели. Следовательно, заключительным утверждением в этом случае должен быть результат их реализации.

Основная проблема заключается в том, что в любой группе сами меры не имеют особой связи между собой – их можно группировать только по предполагаемому результату. Чтобы объединить какие-либо из них в одну группу, придется определить результат, который дадут перечисленные меры.

Правила группировки мер:

1) Прежде чем сгруппировать меры, опишите каждую из них более точно.

2) Определите очевидные причинно-следственные связи и на их основе выделите главные и вспомогательные меры.

3) Сформулируйте обобщающее утверждение, которое напрямую вытекает из описанных мер.

1) Давайте мерам точное описание

Чтобы убедиться, что идеи одной группы являются исчерпывающими, формулировка конечного результата должна давать предельно ясное представление о нем. Вы не можете сказать «Если мы предпримем следующие три действия, то сможем увеличить нашу прибыль». Такое утверждение неконкретно, так как увеличение прибыли может быть как на 10%, так и на 2%, а действия для достижения одного и другого результата, будут разными. Поэтому данное обобщение следовало бы сформулировать так: «Если мы предпримем эти три действия, то сможем увеличить нашу прибыль на 10 % к 15 января». Конкретизация позволяет потом проверить, достигнете ли вы желаемого результата.

Не всегда результат можно представить в цифровом выражении. Но можно найти наглядный способ, позволяющий определить степень завершенности действия.

В каждом человеке необходимо развить чувство всеобщей сознательности, чтобы он осознал свою роль как члена мирового сообщества.

Понятно ли вам, что нужно сделать? И каким образом мы узнаем, что это уже сделано?

Если вы не можете ответить на эти вопросы, значит, вы не понимаете, что имел в виду автор, не можете предложить план действий, и не знаете, какие идеи нужно расположить на нижнем уровне, которые дали бы ответ на вопрос «Каким образом?». Следовательно, данное утверждение бессмысленно.

Не лучше ситуация, когда меры перечислены, но изложены неясно.

2) Структурируйте меры, разбив их на главные и вспомогательные

Мера относится к главному уровню, если вы предполагаете реализовать ее прежде, чем реализуете следующие указанные меры; мера является вспомогательной, если она должна быть реализована, чтобы стала возможной реализация следующей главной меры.

Существует хороший способ сортировки идей: урезать их до ключевых слов, а затем отыскивать повторы.

Компания, стремящаяся усовершенствовать свою телекоммуникационную систему, может достигнуть положительных результатов, реализовав следующий план: 1. Оцените работу имеющегося оборудования. 2. Определите основные бизнеспроцессы, которые в той или иной степени нуждаются в телекоммуникационных услугах. 3. Определите ваши цели в области телекоммуникаций. 4. Назначьте группу специалистов для исследования рынка телекоммуникационных услуг. 5. Оцените эффективность сотрудничества с поставщиками телекоммуникационных услуг. 6. Определите основные варианты технологических решений. 7. Введите систему контроля расходов на телекоммуникации. 8. Тщательно изучите технические характеристики оборудования. 9. Проверьте работу существующих линий связи. 10. Разработайте единый организационный подход. Просматривая такого рода список, читающий будет искать главные меры и вспомогательные, чтобы наглядно представить себе общую структуру процесса и вывести обобщающее утверждение.

Если вы выделите из них те, которые должны быть реализованы раньше других (3, 4, 10), и те, которые должны быть реализованы для того, чтобы перейти к реализации следующих (1, 2, 9; 6, 8, 5, 7), то получите более наглядный план действий:

1. Определите ваши цели в области телекоммуникаций (3).

- Оцените работу имеющегося оборудования (1).

- Определите основные бизнес-процессы, которые в той или иной степени нуждаются в телекоммуникационных услугах (2).

- Проверьте работу существующих линий связи (9).

2. Назначьте группу специалистов для исследования рынка телекоммуникационных услуг (4).

- Определите основные варианты технологических решений (6).

- Тщательно изучите технические характеристики оборудования (8).

- Оцените эффективность сотрудничества с поставщиками телекоммуникационных услуг (5). 3. Разработайте единый организационный подход (10).

- Назначьте ответственного менеджера (?).

- Введите систему контроля расходов на телекоммуникации (7).

3) Сделайте обобщение, которое включает в себя смысл всех перечисленных мер

Для формулирования обобщающего утверждения об результатах мер тебе применяются два общих правила:

- группа идей должна подчиняться правилу «Взаимоисключение и исчерпывающее описание» (Глава 6, п. 2. Структурная последовательность).

- обобщение должно описывать результат перечисленных действий – «конечный продукт».

Пример, в котором неясно сформулировано утверждение о проблемах разработки новых высокотехнологичных продуктов:

Проблемы, с которыми сталкивается отдел по разработке новых продуктов:

1. Каким образом при разработке учесть требования корпорации и требования рынка.

2. Как оптимально распределить имеющиеся ресурсы между различными проектами по разработке продуктов.

3. Как выполнить требования маркетингового отдела, касающиеся сокращения сроков разработки новых продуктов.

4. Как правильно распределить средства, выделяемые на проведение НИОКР, чтобы уложиться в сроки, установленные для освоения новых продуктов.

5. Как проинформировать всех соответствующих лиц (внутри и вне компании) о преимуществах готовящихся к выпуску продуктов.

6. Как заинтересовать научный и управленческий персонал в сотрудничестве при разработке новых продуктов.

Согласно методике, применявшейся выше, первым делом выделим главное в каждой идее:

1. Разработка необходимых продуктов.

2. Правильное распределение ресурсов.

3. Сокращение сроков разработки.

4. Своевременная разработка.

5. Проведение эффективной маркетинговой политики.

6. Вовлечение в процесс научных сотрудников и управляющих.

На втором этапе необходимо выделить подгруппы схожих мер:

1. Определение продуктов, которые будут соответствовать требованиям рынка:

- Принятие во внимание требований, выдвигаемых корпорацией и рынком (1).

- Выполнение требований маркетингового отдела (3а).

2. Сокращение сроков разработки и производства новых продуктов (3б):

- Правильное распределение ресурсов (2).

- Организация работы отдела НИОКР согласно установленным срокам выпуска нового продукта (4).

- Стимулирование научных сотрудников и управляющих к участию в данных процессах (6).

3. Продвижение нового продукта на рынок наиболее эффективным способом (5).

Третий этап – формулировка обобщающего утверждения. Что будет, если реализовать все три меры? Мы получим востребованный продукт, и наша компания предложит его первой, что позволит ей добиться высоких продаж.

Основная проблема, с которой приходится сталкиваться при разработке нового продукта, – сможем ли мы организовать этот процесс так, чтобы удовлетворить требования рынка и превзойти конкурентов.

(Что необходимо сделать, чтобы быстро и эффективно отреагировать на требования рынка?)

1. Способны ли мы определить продукты, которые будут востребованы?

2. Возможно ли сокращение сроков их выведения на рынок?

3. Способны ли мы разработать эффективные маркетинговые методы, которые позволили бы значительно увеличить объем продаж?

(2) Поиск и обобщение схожих характеристик

Излагаемые идеи описывают действия либо ситуации. Это значит, что они либо дают указание что то сделать, либо рассказывают о том, что имеет место. В последнем случае их можно охарактеризовать при помощи родовых понятий: причины, проблемы, выводы.

Отнесение проблем просто к классу «проблемы» еще не позволяет выделить в них нечто особенное. Это лишь первый этап мыслительного процесса – простое перечисление проблем, над которыми следует задуматься. На втором этапе необходимо доказать, что их объединяет что-то, позволяющее отделить их от других проблем. Третий этап – это определение этой единой характеристики, в результате чего мы получаем новое утверждение. И только после этого можно с уверенностью сказать, что процесс рассуждений закончен.

Многие составители деловых документов останавливаются уже на первом этапе потому, что не могут выделить суть перечисленных идей. В подобных ситуациях вы должны:

- найти структурное сходство, которое объединяет идеи в одну группу;

- выделить подгруппы схожих идей;

- сделать индуктивный скачок к обобщающему утверждению.

Определение структурного сходства

Идеи относятся к одной группе, если их субъект или предикат имеют какую-то общую характеристику: субъект, действие или объект, утверждение одного типа.

Выражение «одного типа» не обязательно подразумевает «абсолютно одинаковый». Это значит только, что идеи относятся к одной категории или могут быть охарактеризованы одним существительным во множественном числе.

Определение схожих характеристик бывает затруднено, особенно когда идеи сформулированы красивым языком: в таких случаях хороший стиль препятствует критическому анализу. Главное здесь – абстрагироваться от языка и сконцентрироваться на ключевой мысли.

Запомните: если между идеями не прослеживается четкая взаимосвязь, кроме той, что все они являются «проблемами», «причинами» или «выводами», то это значит, что группировка неверна (как в примере выше) и ее необходимо изменить.

Разбиение группы идей на подгруппы

Рассмотрим пять жалоб на качество информации, поступающей от информационной системы компании:

1. С целью дальнейшего анализа данные о производительности должны постоянно обновляться.

2. Необходимы актуальные данные о текучести кадров по всем специальностям.

3. Необходимо собирать информацию о наших конкурентах, чтобы отслеживать их активность на различных рынках.

4. Информация о существующем уровне заработных плат на рынке поступает не в полном объеме.

5. Существует необходимость в получении информации о суммах вложенного капитала в различные подразделения компании и различные проекты.

В каждой из жалоб выделена общая характеристика этой группы идей – неудовлетворенность поступающей информацией. В документе говорится, что информация:

1. Должна постоянно обновляться.

2. Должна предоставляться.

3. Должна собираться.

4. Недостоверна.

5. Не поступает.

Данные пункты можно разделить на две подгруппы:

- жалобы на то, что в данный момент такая информация отсутствует (2, 3, 5);

- жалобы на то, что информация поступает, но является недостоверной ввиду недостаточности или неактуальности (1, 4).

Почему мы выделили именно эти два типа проблем? Видимо, то, что в силу перечисленных недостатков получаемая информация бесполезна для планирования. В таком случае мы получим новое утверждение:

Сложившаяся система не позволяет собрать информацию, которая соответствовала бы целям планирования.

(Почему?)

- Требуемая информация либо отсутствует вовсе,

- Либо недостоверна.

Ценность правильного обобщения в том, что оно помогает разобраться в своих размышлениях. Читающему же оно заранее говорит, что он увидит ниже, а это облегчает восприятие и делает документ более интересным.

Индуктивный скачок

В рассмотренных примерах было несложно определить основную мысль. Однако иногда это бывает очень трудно. В таких случаях необходимо использовать метод индуктивного скачка.

Рассмотрим выводы консультанта, который проанализировал возможность выхода на рынок запасных частей и аксессуаров для автомобилей:

1. Рынок является достаточно большим и быстрорастущим.

2. Данный вид деятельности является прибыльным.

3. Ключевые характеристики данного рынка свидетельствуют о существовании серьезных барьеров, препятствующих выходу на него.

4. В целом на рынке наблюдается положительная тенденция, но некоторые неопределенности не позволяют составить точные прогнозы развития отдельных его сегментов.

5. В целом данный рынок привлекателен, но сильно фрагментирован.

Все идеи можно разбить на две подгруппы:

- преимущества: рынок большой, растущий, привлекательный, прибыльный, на нем сложились благоприятные тенденции (1, 2, 4, 5).

- недостатки: серьезные барьеры для выхода на рынок, неопределенности развития, фрагментация рынка (3, 4, 5).

Преимущества можно обобщить без особых затруднений. Вполне понятно, что если рынок большой, растущий и прибыльный, со сложившимися благоприятными тенденциями, то он является привлекательным.

Что касается недостатков, их обобщить труднее. Фрагментация означает, что в круге можно выделить несколько сегментов, причем спрогнозировать развитие некоторых из них невозможно. И наконец, существуют барьеры, препятствующие выходу на рынок.

Какие выводы можно сделать из данного визуального представления?

- Лишь некоторые сегменты рынка являются привлекательными.

- Выйти на данные сегменты рынка будет непросто.

Связаны ли эти два утверждения индуктивно? Есть ли что-нибудь общее между привлекательностью сегмента и проблемой выхода на него? Нет. Если они и связаны между собой, то только при помощи дедукции:

Лишь некоторые сегменты рынка являются привлекательными → Выйти на них непросто → Следовательно…

Какой можно сделать вывод? В данном документе его нет. Что хотела сказать консалтинговая компания? «Следовательно, забудьте про это»? «Следовательно, вам придется заплатить немалые деньги за выход на этот рынок»? «Следовательно, необходимо обратиться к нам за помощью по разработке правильной стратегии»? Утверждение автора является пустым, оно не позволяет завершить процесс рассуждений.

Часть III. Логика в решении проблем

Эта часть книги написана для тех, кто занимается определением, анализом проблем и изложением в письменном виде путей их решения: для консультантов, аналитиков, специалистов по исследованию рынка. Материал в подобных документах, как правило, объемен и сложен. Однако есть апробированные способы их грамотного составления, используемые во всем мире. Проблемно-ориентированные документы дают ответ на один из трех вопросов:

- Что следует сделать? (Если решение неизвестно.)

- Следует ли это делать? (Если поступило предложение по решению.)

- Как это следует сделать? (Если решение было найдено и одобрено.)

В таких случаях во вводной части необходимо определить природу проблемы, что позволит верно выбрать тип вопроса. Затем, используя принцип пирамиды, можно приступать к описанию причин проблемы и необходимых мер по ее устранению.

Определение проблемы → Структурирование процесса анализа → Проведение анализа / поиск решения → Построение пирамиды рассуждений

Чтобы упростить процесс написания документа, нужно:

а) верно определить проблему (глава 8);

б) структурировать сбор и анализ данных, чтобы потом легче выстроить пирамиду рассуждений (глава 9).

Глава 8. Определение проблемы

Проблема в том, что вам не нравится текущий результат Р1 (снижение продаж) и вы хотите добиться другого (роста продаж), который можно назвать Желаемым Результатом (Р2). Решение проблемы подсказывает, как перейти от Р1 к Р2.

Методика принятия решений – это поиск ответов на ряд последовательных вопросов:

При изложении результатов анализа ответы на первый и второй вопросы становятся введением документа, а остальные образуют утверждения пирамиды. В этой главе я продемонстрирую способ определения проблемы, который позволяет легко перейти к написанию вводной части отчета.

Модель определения проблемы

Создание модели определения проблемы является первым этапом поиска верного решения, а также первым шагом при построении пирамиды рассуждений.

К тому же модель полезна при анализе документов: она помогает установить, правильно ли определена проблема. В каждом из этих случаев вы должны следовать следующей схеме:

1. Выделите основные элементы проблемы, как это было показано выше.

2. Определите, на какой стадии находится Решение. (Было ли оно предложено? Было ли одобрено?)

3. Сформулируйте подходящий Вопрос.

4. Проверьте, насколько точно вводная часть отображает определенную проблему.

5. Убедитесь в том, что пирамида рассуждений дает ответ на поставленный Вопрос.

Определение элементов проблемы

Рассмотрим модель определения проблемы на упрощенном примере.

Предположим, компания 30 лет продает товар, который пользуется спросом. Компания использует хорошо себя зарекомендовавший метод продаж, который заключается в том, что менеджеры по продажам составляют список предполагаемых покупателей и высылают им заранее подготовленное коммерческое предложение.

Дела в компании шли отлично, продажи росли примерно на 10% в год. Однако в этом году выяснилось, что вместо ожидаемого роста продажи сократятся на 10%. Узнав об этом, компания планирует предпринять срочные меры, которые позволят вернуть объемы продаж на прежний уровень.

Рассмотрим проблему как результат сложившейся Ситуации (рис. 31). В данной Ситуации имеется Отправная Точка, представленная существующей структурой или процессом (в нашем примере это стандартный метод продаж). Ожидалось, что этот метод приведет к Желаемому Результату Р2 (ежегодный рост продаж на 10%). Однако обнаружилось возможное возникновение Нежелательного Результата Р1 (угроза снижения объема продаж).

Рис. 31. Проблема порождена сложившейся Ситуацией

Между желаниями и реальностью существует расхождение, которое и является проблемой. Для ее решения необходимо определить причины расхождения и необходимые для ее устранения меры. Причины скрываются в тех процессах, которые зафиксированы в качестве Отправной Точки.

Теперь вы должны ответить на три вопроса:

- Что происходит? (Ситуация [Отправная Точка + Событие, Нарушающее Равновесие])

- Что нас не устраивает? (Р1)

- Что мы хотели бы получить вместо этого? (Р2)

Как только вы ответите на эти вопросы, проблема будет определена и вы сможете сформулировать Вопрос, а затем приступить к поиску Решения, которое заключается в изменении структуры или процесса, представляющих Отправную Точку.

В нашем примере сокращение объема продаж могло произойти в силу того, что:

- список предполагаемых клиентов неверен;

- коммерческое предложение недостаточно убедительно;

- способы доставки предложений потенциальным покупателям неэффективны.

Теперь у вас есть вся необходимая информация, позволяющая структурировать процесс анализа проблемы и определить причины ее возникновения. Для этого необходимо разработать модели исследования и логические древовидные схемы (глава 9).

Отправная Точка (Начальная Сцена)

Отправная Точка (Начальная Сцена) будет иметь такую структуру или процессы, которые легко представить наглядно.

При описании Начальной Сцены максимально доступно излагайте информацию. Представьте, что читатели недостаточно осведомлены в данной сфере. Они должны без особых усилий понять, о чем идет речь.

У одной компании было три склада, с которых она дистрибутировала по всей стране хозяйственные товары…

Читатели сразу представят себе эти три склада.

Событие, Нарушающее Равновесие

Событие, Нарушающее Равновесие – то, что нарушает нормальный ход дел сейчас или в будущем. Оно угрожает стабильности текущего положения, описанного в Отправной Точке, и тем самым порождает Нежелательный Результат (Р1).

Событие, Нарушающее Равновесие, может быть:

Внешним – если это изменение, произошедшее во внешней среде:

- появление нового конкурента;

- переход к использованию новой технологии;

- смена правительства;

- изменение потребительского поведения.

Внутренним – если это изменение, предпринятое по инициативе самой компании:

- внедрение нового бизнес процесса;

- установка новой компьютерной системы;

- выход на новый рынок;

- изменение ассортимента.

Недавно признанным – если это изменение, требующее немедленных действий:

- низкая производительность или эффективность;

- неудовлетворительные технические характеристики;

- исследование рынка, прогнозирующее изменение поведения потребителей.

Р1 (Нежелательный Результат)

Нежелательный Результат – это проблема либо упущенная возможность. К Нежелательному Результату приводит Событие, Нарушающее Равновесие, которое способно:

- неблагоприятно повлиять на структуру или процессы внутри компании;

- заставить пересмотреть и изменить деятельность компании, ассортимент;

- поставить под вопрос уровень информированности компании о потребителях, рынках, конкуренции, ключевых факторах успеха, процессах и технологиях.

Нежелательных Результатов может быть сразу несколько. Однако на схеме нужно представить Р1 как можно более кратко:

- компания не в состоянии обслуживать рынок или ее доля на рынке сокращается;

- уменьшились объемы продаж, сократилась прибыль, ухудшились финансовые результаты;

- рынок развивается не в том направлении, которое ожидалось.

Р2 (Желаемый Результат)

Желаемый Результат (Р2) – то, что нужно получить вместо Р1. Вы должны сформулировать Желаемый Результат предельно четко (иначе будет сложно выбрать правильное Решение для его достижения) и представить его в количественном выражении или как определенное конечное состояние (иначе вы не сможете определить, что достигли его).

- Достичь 10%-го роста продаж на конец года.

- Сократить время продвижения товара на рынок на 30 %.

- Убедить супермаркеты принять товар на пробную реализацию за разумную плату.

Формулировки определений Отправной Точки, События, Нарушающего Равновесие, Нежелательного и Желаемого Результатов в процессе поиска решения проблемы могут меняться, поскольку получение новой информации расширяет представление о ней.

Определение вопроса

Выделив основные элементы проблемы, приступайте к поиску вопроса, который интересует читателя. Этот вопрос зависит от того, насколько далеко читатель продвинулся в поиске решения проблемы. Хочет ли он просто знать, как получить Желаемый Результат? Или он уже понял, как это сделать, и его интересует что то иное?

Большая ошибка, не принимать во внимание ту информацию, которой обладает читатель. Выяснив, какие действия уже были предприняты для решения проблемы, вы поймете, на какой вопрос должен быть дан ответ в документе и как строить пирамиду рассуждений.

Наиболее распространенные ситуации:

1. Он не знает, как вместо Р1 получить Р2.

2. Он знает, как получить Р2, но не уверен в правильности своего решения.

3. Он точно знает, как получить Р2, но не знает, как это реализовать.

Возможные вариации:

4. Он думал, что знает, как получить Р2, и реализовал свое решение, но оно оказалось неверным.

5. Он нашел несколько возможных решений, но не знает, какое выбрать.

Составление вводной части

В качестве введения лучше использовать только что полученное определение проблемы. Вы просто описываете ее, пока не дойдете до Развития Ситуации, после ознакомления с которым у читающего сразу возникнет Вопрос. В нашем примере структура введения будет такой:

С = Использование нашего метода продаж позволяло на протяжении 30 лет увеличивать объем продаж на 10% ежегодно (Отправная Точка).

РС = Квартальные прогнозы показывают, что на этот раз продажи не только не вырастут, но и сократятся на 10%, что означает невыполнение годового плана (угроза, Р1, Р2).

В = Как обеспечить дальнейший рост продаж?

Конечно, это упрощенный пример, в котором несложно сформулировать вопрос:

С = Положение, которое нас устраивало (Ситуация).

РС = В данный момент мы не можем достичь обычных показателей (Р1, Р2).

В = Что нам следует предпринять?

Большинство проблем развивается по более сложной схеме. Например, компания знает, в чем заключается проблема, и находит решение. В этом случае встает вопрос «Правильное ли это решение?» либо «Как реализовать данное решение?». В таком случае Развитием Ситуации является это решение, которое наводит на Вопрос:

С = У нас была проблема (Ситуация, Р1, Р2).

РС = Мы нашли ее решение (Решение).

В = «Правильное ли это решение?» или «Как реализовать данное решение?»

Или еще один вариант: компания разработала решение своей проблемы, но оно не привело к желаемому результату. В таком случае мы снова возвращаемся к вопросу «Что следует предпринять?».

С = У нас была проблема, и мы нашли способ ее решения (Ситуация, Р1, Р2, Решение).

РС = Но решение не принесло ожидаемого результата.

В = Что следует предпринять?

Глава 9. Структурирование процесса анализа проблемы

Анализировать проблему необходимо по стандартной схеме:

Сбор информации → Описание полученных данных → Обобщение данных → Рекомендации

Сбор информации как подготовительный этап анализа

Прежде чем приступать к сбору информации, необходимо структурировать процесс анализа проблемы:

- сделать несколько альтернативных предположений;

- разработать план проведения одного или нескольких экспериментов, которые помогут исключить гипотезы;

- провести эксперимент, чтобы получить точный результат;

- на основе полученного результата составить план действий по решению проблемы.

Такой подход позволяет заранее представить вполне возможные причины, объясняющие существование проблемы, и направить усилия на сбор информации, доказывающей верность или ложность выдвинутых гипотез.

Определить вероятные причины можно на основе тщательного исследования структуры сферы, где возникла проблема. Это и будет Отправная Точка модели определения проблемы. Чтобы разобраться в данной структуре, необходимо разработать подходящую модель исследования.

Существует большое количество моделей исследования (1), помогающих организовать процесс анализа, а также множество логических древовидных схем (2), упрощающих разработку рекомендаций.

Вспомним еще раз этапы последовательного аналитического процесса:

1. Существует ли проблема?

2. В чем она заключается?

3. Почему она существует?

4. Что мы могли бы предпринять?

5. Что нам следует предпринять?

На 2 и 3 этапе вы строите модель существующей системы, используя различные методы разработки моделей исследования (1), которые показывают, как подразделения компании, ее операции и задачи объединяются в единую систему. На 4 и 5 этапе вы рассматриваете варианты того, как система могла бы выглядеть. Здесь используются логические древовидные схемы (2), которые помогают найти возможные решения, а также определить их влияние на компанию.

1. Разработка моделей исследования

Использование моделей исследования помогает визуально представить процессы, происходящие в сфере, где возникла проблема, и выявить элементы и действия, на которых будет основываться анализ.

Для анализа проблемы необходимо собрать полезную информацию. Для этого нужно заранее составить модель исследования. Формулируя затем к каждому элементу модели вопрос, требующий ответа «да» или «нет», вы определите, какая именно информация должна быть собрана. Эти данные и послужат основой для анализа возникшей проблемы.

Визуализация структуры (1 метод)

Любая сфера или процесс имеют четкую структуру. Это система, состоящая из различных элементов, каждый из которых выполняет свою функцию. Если изобразить, как система функционирует или должна функционировать, то полученный рисунок поможет определить вопросы, на которые нужно ответить для установления причин проблемы.

Рис. 36. Изображение структуры процесса

Изображение причин и следствий (2 метод)

Метод заключается в установлении причинно-следственных связей, задач и действий, которые ведут к конечному результату. Основой этого метода является отображение различных уровней финансовых элементов, задач или действий.

1. Финансовая структура. Подход можно использовать, например, для установления причин низкой рентабельности инвестиций (Р1).

Рис. 38. Изображение финансовой структуры компании

2. Структура задач. Весь комплекс задач базируется на финансовой структуре компании. При построении схемы исходным элементом является повышение доходности акции, а все остальные элементы – отдельные управленческие задачи. К полученной структуре добавляют элементы отчета о прибылях и убытках и баланса, которые также представляют собой те или иные задачи.

Рис. 39. Изображение важнейших задач компании

3. Структура действий. Этот подход помогает установить совокупность действий, ведущих к нежелательному конечному результату, чтобы визуально представить все причины, которые могут привести к неудовлетворительному результату, и связать их между собой.

Рис. 40. Действия, ведущие к неудовлетворительному результату

Анализ начинается с выяснения причин неудовлетворительного результата (например, почему установка оборудования занимает много времени). На следующем уровне необходимо перечислить предполагаемые причины: недостаток специалистов, работающих у заказчика, слишком большое количество часов на каждого специалиста и снижение уровня ответственности.

Классификация возможных причин проблемы (3 метод)

Чуть метода: разбиение предполагаемых причин проблемы на группы. При этом лучше в рамках групп выделять подгруппы, чтобы точнее определить факторы, на которые необходимо обратить внимание. На рис. 41 показано, что снижение объема продаж можно объяснить влиянием либо постоянных, либо переменных факторов. В свою очередь, предполагается, что на продажи повлияли обе группы факторов. Поэтому нужно собрать информацию для доказательства того, что: а) снижение объема продаж вызвано падением спроса; б) месторасположение магазинов не соответствует требованиям рынка; в) размер магазинов недостаточен, и так далее.

Рис. 41. Возможные причины возникшей проблемы

На основе этих факторов вы определите причины возникновения проблемы, а отвечая на вопросы «да» или «нет», установите достоверность этих причин.

***

Как только вы разработали модель для исследования проблемы, появляется отличный инструмент, позволяющий объяснить клиенту, что происходит в компании. Вы можете представить ему следующие факты:

- Что представляет собой структура (система), ведущая к нежелательному результату Р1 в настоящий момент

- Как функционировала структура (система) до настоящего момента и что привело к нежелательному результату Р1, сложившемуся на данный момент.

- Как должна выглядеть структура (система) в идеале, чтобы она привела к результату Р2.

В первом и втором случае вы можете обнаружить, какие необходимы изменения, чтобы построить идеальную систему. В третьем случае вы можете выявить недостатки существующей системы по сравнению с идеальной.

Ключевой момент схемы исследования – это верный выбор вопросов, на которые нужно ответить «да» или «нет». Они позволяют однозначно определить причастность той или иной причины к возникновению проблемы.

2. Построение логических древовидных схем

Логические древовидные схемы помогают найти альтернативные методы решения проблемы.

Чтобы разобраться, как снизить расходы, консультант решил при помощи логической древовидной схемы структурировать и представить в логической последовательности взаимоисключающие и исчерпывающие возможности снижения затрат. На рис. 47 представлена часть данной структуры.

Рис. 47. Возможные пути снижения затрат

Попробуем разобраться в представленной структуре:

1. Выделите составляющие прямых затрат на оплату труда:

- подготовка материалов к производству;

- производство сигарет;

- упаковка;

- прочее.

2. Разбейте затраты на производство одной сигареты на две составляющие: а) денежные затраты в час; б) количество часов, требуемое для производства миллиона штук сигарет:

3. Определите способы снижения денежных затрат в час:

- уменьшить количество сверхурочных часов;

- привлечь более дешевую рабочую силу;

- сократить премиальные выплаты.

4. Определите способы сокращения времени на производство миллиона штук сигарет:

- уменьшить число рабочих на одну производственную машину;

- повысить скорость производственных машин;

- повысить эффективность производственных машин.

5. Переходите на следующий уровень.

Когда структурированы возможные решения, можно приступать к расчету прибыли и оценке риска каждой из предложенных мер.

Часть IV. Логика в презентациях

Глава 10. Отображение пирамиды идей в документе

За первые 30 секунд читающий должен полностью уловить ход ваших мыслей (Ситуация, Главное утверждение и утверждения Главного Уровня) и понять взаимосвязи между вспомогательными группами идей.

1. Отображение идей в небольших документах

В небольших документах (не более двух абзацев на каждое утверждение Главного Уровня), чтобы сделать основные мысли и взаимосвязи между ними заметными выделяйте структуру документа: просто подчеркиваете их, и они сразу бросаются в глаза.

Мы должны утвердить перечень правил о ставках на скачках для газеты, а также копию телевизионного видеоролика. Пожалуйста, просмотрите их и сообщите, отвечают ли они нашим требованиям. У меня есть три вопроса:

1. Как зрители узнают правила скачек? Зрители могут узнать о проведении скачек из рекламного ролика. Но если правила будут описаны только в газете, можно предположить, что не каждый, увидев ролик, купит газету. Поэтому с розыгрышем лотереи могут возникнуть проблемы.

2. Будут ли они делать ставки? В копии видеоролика сказано, что призы будут разыгрываться на основе лотереи. Но не оговаривается, что в лотерее примут участие только те, кто сделал ставки. А именно так планирует агентство. Тот, кто видел только ролик, будет неприятно удивлен при попытке поучаствовать в розыгрыше.

3. Будет ли рекламный ролик понятен зрителю? Я уже предупредил агентство, что ролик должен быть максимально понятным. Учитывая, насколько короткими принято делать рекламные ролики в последнее время, с этим у нас могут возникнуть проблемы.

С уважением, …

Если же документ состоит более чем из двух абзацев к каждому утверждению Главного Уровня, то сначала нужно дать заголовки каждому из утверждений, а затем подробно описать их.

На нашем собрании, посвященном отраслевым продажам и запланированном на 25 августа, мы расскажем вам, как в сети супермаркетов следует оформлять отдел спиртных напитков, чтобы получить максимальную прибыль. Для проведения данного тренинга нам необходимо получить описание проблемы, с которой столкнулись супермаркеты в различных районах. Для этого мы просим вас сделать следующее:

- К 11 июля выбрать подходящую сеть супермаркетов

- К 10 августа собрать необходимую информацию

- К 15 августа структурировать собранную информацию и выслать нам

ВЫБОР СЕТИ СУПЕРМАРКЕТОВ

Выбранная вами сеть должна быть…

2. Отображение идей в больших документах

Для длинных докладов существует несколько способов форматирования текста, которые помогают отобразить соподчиненность идей в пирамиде рассуждений:

а) иерархия заголовков;

б) нумерация и подчеркивание главных утверждений;

в) индексационная нумерация идей;

г) вынесение идей в отдельный блок;

д) маркированные списки.

Форматирование должно соответствовать уровням абстракции рассуждений (рис. 49) и включать связующие фразы, которые последовательно переводят читающего от одной группы идей к другой.

Рис. 49. Заголовки должны отображать разделы идей пирамиды

а) Иерархия заголовков

Способ предполагает постепенное смещение вспомогательных заголовков и утверждений вправо относительно основных. Таким образом вы отобразите соподчинение идей. Каждому уровню должно соответствовать свое оформление:

1. ЗДЕСЬ ДОЛЖНО БЫТЬ НАЗВАНИЕ ДАННОЙ ЧАСТИ ТЕКСТА

Названия глав нумеруются и располагаются по центру страницы. (Заголовки должны передавать суть содержания главы.) Текст, который следует сразу после названия главы, должен четко формулировать основную идею. В первых абзацах должна содержаться информация, которая требуется, чтобы читатель оказался на той же «исходной линии», что и вы. Названия всех глав должны быть оформлены одинаково.

Основные группы идей, которые вы планируете осветить дальше в документе, должны быть выделены в тексте каким-нибудь особым способом, например:

- Первое главное утверждение

- Второе главное утверждение

ЗДЕСЬ ДОЛЖЕН БЫТЬ ЗАГОЛОВОК РАЗДЕЛА

Заголовок должен передавать идею, которая будет описана в данном параграфе. Его формулировка грамматически должна соответствовать формулировкам других заголовков этого уровня. Параграф может быть разбит на подпараграфы или, если утверждения небольшие, на пронумерованные абзацы. Главные идеи подпараграфов обязательно должны быть предварительно представлены читающему и могут быть выделены особо.

- Первое вспомогательное утверждение

- Второе вспомогательное утверждение

Заголовок подраздела

Он тоже должен отражать основополагающие идеи этого блока текста, а его оформление должно соответствовать оформлению других заголовков этого уровня.

Если требуется дальнейшее дробление, то можно использовать для этого нумерацию абзацев.

1. Порядковый номер абзаца. Первое предложение или вводную фразу можно подчеркнуть, чтобы указать, что пронумерованные абзацы относятся к одному и тому же утверждению. Для объяснения утверждения ограничивайтесь 3 абзацами:

- Это абзац, выделяемый символом. Он используется для выделения идей пронумерованного абзаца:

• Редко приходится разбивать идею на составляющие. Но если это все-таки необходимо сделать, то все выглядит именно так.

* * *

Используйте звездочки (*) или точки (.), расположенные по три в ряд в центре страницы, если после них следует резюмирующий комментарий к данному разделу.

Символ в виде точки может использоваться также в маркированных списках, если в них менее пяти элементов, или рядом с отдельным абзацем, в котором содержится важное утверждение, если необходимо привлечь к нему внимание (как ниже).

• Такие абзацы должны быть вынесены отдельно и сформулированы как можно более кратко.

***

Правила составления заголовков:

1. Никогда не выделяйте заголовком только одну идею. У вас не может быть только один тематический раздел, или один подраздел, или единственный нумерованный абзац.

2. Оформляйте идеи одной группы одинаково. Необходимо подчеркивать общность идей одной группы. Например, если заголовок первого пункта начинается с глагола, все остальные названия пунктов тоже должны начинаться с глагола в той же форме.

Назначить управляющего директора

Для координации основной деятельности

Для принятия конструктивных решений

Определить зоны ответственности

Перегруппировка гостиниц в зависимости от требуемого уровня поддержки со стороны управления

Назначение ответственных за международную деятельность

Перевод дочерних отелей и ресторанов на самостоятельное управление

3. Формулируйте заголовки лаконично, передавая лишь основную мысль. Заголовки нужны для того, чтобы напомнить читающему о главной мысли, а не для того, чтобы давать пояснения и доказательства.

4. Рассматривайте заголовки как элементы, не относящиеся к основному тексту. Заголовки пишутся для зрительного восприятия, а не для того, чтобы размышлять над ними.

Предложение, следующее сразу после заголовка, должно свидетельствовать о том, что вы перешли к новой теме. Весь документ при этом должен выглядеть как единое целое, даже если из него убрать заголовки.

Неверно:

Назначить управляющего директора

Данное решение было принято не просто для того, чтобы установить ответственного за выполнение текущей работы…

5. Представляйте утверждение, которое собираетесь доказывать, в самом начале раздела, подраздела. Иначе читатель не поймет, что именно вы пытаетесь сказать, пока не дочитает до конца. Поэтому после названия документа ни в коем случае нельзя сразу размещать заголовок следующего уровня. Читающего необходимо ввести в курс дела и рассказать, о чем пойдет речь.

6. Если заголовки сформулированы правильно, то, собрав их в оглавление, вы получите краткий конспект доклада. Оглавление будет бесполезным, если оно составлено так, как показано ниже:

Заголовки должны указывать на отдельные группы идей, а в примере идеи описываются на Главном Уровне, который имеет пустой с точки зрения информативности заголовок «Результаты исследования».

б) Нумерация и подчеркивание утверждений

Способ предполагает подчеркивание целых утверждений Главного Уровня. Идеи нижних уровней также могут быть подчеркнуты, но в таком случае они должны быть выделены отступом и оформлены немного иначе.

Читающий, пробежавшись по тексту и выхватив из него только основные утверждения, должен без усилий понять смысл сообщения. Чтобы добиться этого, следует помнить несколько правил:

1. Соблюдайте логику модели «вопрос-ответ». На вопросы уровня должны давать прямой ответ утверждения, расположенные уровнем ниже. В такой модели неуместны изысканные выражения и пространные комментарии. Если требуется представить исходные данные или дать пояснения, это следует делать соответственно во вводном или заключительном абзаце каждого раздела.

2. Четко формулируйте утверждения. Утверждение должно состоять максимум из 10 слов, и в нем должно быть не более одного субъекта и предиката.

3. Строго ограничивайте утверждения структурой дедуктивного или индуктивного доказательства. Многие просто перечисляют суждения, игнорируя правила индукции и дедукции.

в) Индексационная нумерация

Способ предполагает разбиение текста на части с помощью цифр, а не заголовков. Иногда нумеруют даже абзацы. Считается, что так можно быстро и четко выделить отдельную тему или рекомендацию.

Недостатки: 1) нумерация может отвлечь внимание читающего от содержания документа; 2) в случае внесения поправок или дополнений в готовый документ придется менять нумерацию всех последующих частей.

Нумерацию лучше комбинировать с иерархией заголовков, а абзаца при этом не нумеровать. Заголовки ценны тем, что они кратко формулируют суть сгруппированных под ними идей. Они также удобны, когда необходимо быстро освежить в памяти прочитанное.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОДХОДЯЩИХ СЛОВ

Хххххххххххххх ххххххххххххххххххх ххххххххххххххххххх ххххххххх ххххх ххххх ххххх ххххх ххххх хх ххххххххххххх хххххххххххххххххххххх хххххххххххххххххххххххххххххх

Ххххх хххх ххххх ххххх хххххххххххххххххххх хххххххх ххх хххххххххххххххххххх хххххххххххххх хххххххххххххххххххххххххххххх ххххххххххххххххххххххххх

5.1 ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ПОКАЗЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Хххххххххххххх ххххххххххххххххххх ххххххххххххххххххх ххххххххх ххххх ххххххххххххххххххх хххххххххххххххххххххх хххххххххххххххххххххххххххххх

5.1.1 Наглядный материал

Хххххх хххххххххххххххххххххххххххххххх ххххххххххххх ххххххххххх хххх хххххххххххх хххххххххххх ххххххххххххххххххххххххх ххххххххххххххххх

5.1.2 Время

Хххххх хххххххххх ххххххххххх ххххххххх хххххххх хххх ххххххх ххххх

5.1.3 Наилучший способ

Ххххх ххххххххххх хххх ххххххххххх хххххххх хххххх ххххххххххх ххххх хххххххххххххххххххххххх хххххххххххххххххххххххххххххххх ххххххххх

5.2 НЕ ЧИТАЙТЕ С ЛИСТА

Ххххх хххххххххххххххххххххххххххх хххххххххххххх ххххх хх ххххххх хххх хххххххххххххх хххххххххххх хххххххххххххххххх ххххххххххх хх хххххх

г) Вынесение идей в отдельный блок

Иногда документ получается настолько коротким, что нет смысла использовать заголовки или индексационную нумерацию. Но так как документ в любом случае состоит из группы идей, они должны быть выделены обязательно (группы суждений, описывающие или объясняющие общую идею, всегда воспринимаются проще, если они выделены в отдельный блок).

Я запланировал встречу с Фрэнком Гриффитом и инженерами на вторую неделю сентября, а с сотрудниками подразделения А1 – на третью неделю сентября. Цель встреч – обсудить тему творческого мышления. Для этих встреч мне потребуется несколько видов слайдов:

1. Слайды с основными идеями, которые должны быть отмечены во время вводной части. Мои предложения вы найдете в приложении.

2. Слайды с примерами способов воздействия на поведение человека. Эти слайды можно показать в конце презентации. Их следует также распечатать, чтобы они служили раздаточным материалом.

3. Слайды о необходимых мерах по созданию среды, благоприятной для разработки инноваций.

Формулировки всех идей одного уровня должны иметь одинаковую грамматическую форму. Это позволит не только сделать их более лаконичными и понятными, но и проверить, действительно ли вы говорите именно то, что имели в виду.

д) Маркированные списки

Маркированные списки – это один из вариантов предыдущего метода.

При этом способе соподчиненность идей выражается использованием разных значков маркеров с одновременным смещением каждого следующего уровня вправо. Таким образом структурируется весь текст, а не только заголовки.

Формат отчета о проделанной работе

1. В отчетах о проделанной работе идеи выделяются различными способами.

А. Вы должны делать так в том случае, если:

– вы представляете идеи клиенту, пока он их читает;

– вы хотите побудить клиента к обсуждению представляемых идей, чтобы:

• сразу же узнать его мнение о результатах вашего исследования;

• и продолжить исследование в требуемом направлении.

Б. Поэтому вы должны расположить идеи на странице в той форме, которая облегчит процесс чтения. В этом случае читающий:

– быстро уловит основные идеи;

– без затруднений обнаружит взаимосвязи между идеями;

– отличит более важные идеи от менее важных.

2. Для достижения надлежащего визуального эффекта следует соблюдать определенные правила.

А. На каждом уровне делать краткие, но однозначные утверждения, избегая:

– излишних пояснений;

– замысловатых выражений.

Б. Каждый уровень ограничивать одним утверждением.

В. Для идей одного уровня по возможности использовать параллельные структуры.

Г. Проверять, имеют ли идеи каждого уровня непосредственное отношение к идеям вышестоящего уровня. Идеи нижних уровней должны:

– либо уточнять и пояснять вышестоящие утверждения;

– либо доказывать их.

3. Не забывайте о связующих звеньях

Когда вы составили вводную часть и приступили к написанию основного текста, необходимо подвести читающего к тому, о чем пойдет речь. Для этого к каждому утверждению Главного Уровня необходимо сформулировать свою небольшую вводную часть. Если документ длинный, то время от времени нужно резюмировать сказанное и сообщать, о чем будет рассказано далее.

Введения к разделам

Хороший способ подготовить читающего к каждому из утверждений Главного Уровня – дать в начале каждого раздела предысторию в форме Ситуация – Развитие Ситуации – Вопрос. Это подведет читающего к Ответу, который и сформулирован на Главном Уровне.

Повтор ранее употребленных выражений

Техника повтора ранее употребленных выражений подразумевает использование слов, фраз или идей из тех, что были описаны ранее, в качестве вводного предложения к новой части документа. Так вы связываете два абзаца.

Ни один управляющий данной компании не несет полной ответственности за организацию ее работы на протяжении рабочего дня. Отсутствие необходимого руководства и координации работы основного и административного персонала ведет к… (список проблем.)

Проблемы, возникающие в результате отсутствия руководства и координации работы на протяжении рабочего дня, усугубляются неправильным распределением зон ответственности…

Формулировки связующих звеньев должны быть лаконичными (не надо заново переписывать все, что было сказано выше) и понятными (в них не должно быть абсолютно новой информации).

Обобщающие разделы

Если главы и разделы получаются длинными и запутанными, то в конце каждой главы или раздела необходимо обобщить сказанное и лишь затем переходить дальше. Обобщения всего лишь кратко формулируют главные идеи описанного выше текста.

Так будет выглядеть обобщение доклада для компании Ritz Ryan:

Таким образом, предлагаемая в данной главе организационная структура высшего управленческого состава компании Ritz Ryan включает в себя совет директоров и его председателя, управляющего директора, которому подотчетны три исполнительных директора, каждый из которых, в свою очередь, отвечает за одно из главных направлений деятельности компании. Данная структура обеспечивает надежную основу для устойчивого руководства и контроля за деятельностью всей компании. Только путем упрощения организационной структуры компания может получить все преимущества, описанные в докладе.

Заключительная часть документа

Для читающего самым очевидным знаком окончания документа являются три звездочки по центру страницы. За ними может следовать небольшой абзац, начинающийся словами «В заключение…», который должен напомнить читающему основную мысль документа. Однако этот абзац не должен превратиться в перечисление всего того, что только что было изложено. Вот пример неудачной формулировки:

В данном докладе были представлены рекомендации по реорганизации компании, а также меры, которые для этого должен предпринять каждый отдел.

Цель заключения – не просто показать необходимость принятия предложенных мер, но и побудить к действию. Эти указания могут представлять собой некое философское высказывание или призыв к немедленным действиям.

Если вам удастся ввести эту систему, вы не только предоставите уникальную возможность ее пользователям, занятым в промышленности, торговле, искусстве и науке, получить доступ к научной и технической информации Европы, но и создадите единый информационный рынок, который объединит в себе базы данных всех пользователей.

Указание дальнейших действий

Я не советую писать заключение, тем не менее иногда заключительный раздел просто необходим. Речь идет о тех ситуациях, когда вы описываете действия, которые должны быть предприняты незамедлительно.

Необходимость в указании дальнейших действий возникает, когда документ большой и в нем содержатся рекомендации о том, какой линии поведения необходимо придерживаться. Единственное правило при написании такого рода разделов, писать только то, что не вызовет вопросов. Это значит, что предлагаемые меры должны быть очевидными.

Например, в своем докладе вы рекомендуете клиенту купить компанию. После 30 страниц блестящего анализа причин того, почему эта идея хороша, можно быть уверенным, что клиент последует рекомендациям. Поэтому в разделе «Дальнейшие действия» вы пишете:

Если вы решите купить эту компанию, то вам следует:

1. Позвонить владельцу компании и пригласить его на обед.

2. Позвонить в банк и позаботиться о том, чтобы на момент покупки на вашем счету была нужная сумма денег.

3. Созвать комитет по вопросам поглощения для уточнения деталей.

Клиент не спросит вас: «Почему я должен пригласить его на обед, а не на ужин?» Данные пункты после всего изложенного воспринимаются как нечто само собой разумеющееся, и читающий согласится с ними без возражений. Если бы эти действия вызывали вопросы, вы включили бы их в основную часть доклада.

Глава 11. Отображение пирамиды идей на экране

Информация может в любой момент перестать быть интересной слушателям. Поэтому нужно удерживать их внимание.

Способы удержания внимания аудитории:

- Текстовые слайды должны содержать только наиболее значимые мысли, которые должным образом группируются и обобщаются. Формулировки должны быть как можно более краткими.

- Текстовые слайды должны быть дополнены слайдами с понятными рисунками, схемами, таблицами или диаграммами.

- Последовательность слайдов должна представлять собой единый сценарий.

В презентации необходимо использовать два вида слайдов – текстовые и графические.

1. Создание текстовых слайдов

Информация, которую вы произносите вслух

Лучшие текстовые слайды – те, которые передают мысли как можно проще и яснее. На таких слайдах отсутствуют связующие или вводные утверждения: их произносят устно. Правда, в этом случае слайды сами по себе не будут понятны тому, кто не присутствовал на презентации.

Сценарий

Текущая ситуация

В компании Jackson Foods участились случаи отсутствия необходимого товара на складе. Это неизбежно ведет к потере доли рынка.

- Отсутствие необходимого товара на складе вызвано производственными проблемами.

- Производственные проблемы, в свою очередь, связаны с неправильной организацией процесса поставок.

- Процессы поставок и производства не ориентированы на ключевых клиентов и не направлены на устранение проблем с наличием товара на складах.

Слайд

Текущая ситуация

Частое отсутствие необходимого товара на складе

– Производственные проблемы

• Плохая организация процесса поставок

Информация, представляемая на экране

1. Слайды должны передавать лишь главные утверждения пирамиды:

2. На слайде должна быть представлена только одна идея – та, о которой сейчас говорится. Исключение – когда вы перечисляете ряд утверждений, которые подробно объясняются на последующих слайдах.

3. Используйте утверждения, а не заголовки.

«Перспективы продаж» или «Благоприятные перспективы продаж»?

Вторая формулировка лучше, так как она не оставляет сомнений в том, что хочет сказать докладчик.

4. Сокращайте текст. Не помещайте на слайд больше 6 строк или приблизительно 30 слов. Если слов нужно больше, сделайте несколько слайдов.

5. Используйте простые слова и числа. Длинные слова, технические термины и запутанные фразы сбивают с толку и отвлекают внимание. То же касается и цифр: $4,9 миллиона воспринимается легче, нежели $4 876 987.

6. Выбирайте правильный размер шрифта. Если вы знаете расстояние от экрана до самого дальнего слушателя, то разделите это расстояние (в метрах) на 3,8, и получите наименьший размер букв (в см), который сможет разобрать слушатель со своего места. Для расстояния 5 м буквы на экране должны быть высотой не менее 1,3 см.

Если же вам известен размер букв на экране, то, умножив его на 3,8, вы получите самое большое расстояние, с которого можно будет разобрать этот текст. Если размер букв 1,3 см, то слова не будут видны с расстояния более 5 м.

7. Проектируйте слайды так, чтобы на них было интересно смотреть. Большинство текстовых слайдов выглядят одинаково, их унылая череда утомляет аудиторию. Но если вы представите идеи в виде рисунка, на котором изображены группы слов и взаимосвязи между ними, то слайд будет выглядеть намного интереснее.

Рис. 58. Текстовые слайды должны выглядеть интересно

8. Используйте постепенную демонстрацию частей слайда (мультипликацию), чтобы передать сложную информацию. Так, комментируя рис. 58, вы сначала продемонстрируете первый круг, затем добавите следующие три круга, потом – прямоугольники… В итоге весь слайд не покажется слушателю сложным.

2. Проектирование слайдов с рисунками

Диаграммы и схемы используют, чтобы ответить на один из пяти вопросов:

- Из каких элементов состоит структура?

- Каково соотношение между отдельным элементом и целой структурой? Между различными элементами? Изменяется ли оно?

- Что и как меняется?

- Как распределяются элементы?

- Какова взаимосвязь между элементами?

Секрет заключается в том, чтобы выбрать вопрос, на который нужно ответить, сформулировать ответ на него в качестве заголовка к диаграмме, а затем выбрать наиболее подходящий вид диаграммы.

Из каких элементов состоит структура?

Каковы соотношения в структуре?

Что и как меняется?

Как распределяются элементы?

Какова взаимосвязь между элементами?

Заголовки схем и диаграмм должны соответствовать изображению и тому, что вы хотите сказать. Фраза «Доля прибыли по регионам» менее информативна, чем предложение «Почти половина продаж приходится на Западный регион».

3. Составление эскиза презентации

Использование принципа пирамиды заключается в следующем:

1. Напишите полную версию вводной части в том порядке, в котором собираетесь ее произносить. Так вы ничего не упустите и убедитесь в том, что вопрос, на который вы будете отвечать, действительно интересен слушателю.

2. Подготовьте эскиз презентации, распечатав чистые слайды и надписав в их верхней части утверждения вводной части, а также утверждения Главного Уровня и уровня, следующего за Главным.

3. Подготовьте черновой вариант того, как вы представите каждое утверждение. Как правило, в черновик не входят конкретные цифровые данные – указываются только их типы, а также делаются необходимые пометки относительно видов взаимосвязей, которые вы собираетесь продемонстрировать.

4. Запишите слова, которые будут сказаны во время показа каждого слайда, чтобы убедиться, что ваша речь будет связной, а ее визуальное сопровождение – достаточно полным.

5. Оформите слайды.

6. Репетируйте, репетируйте, репетируйте!

Эскиз презентации в самом простом понимании – это разграфленный лист бумаги. В каждую «ячейку», символизирующую отдельный слайд, записываются последовательно утверждения, после чего нужно определить, что должно быть представлено в текстовом виде, а что – в графическом.

Вверху каждого слайда обязательно поместите фразу, обобщающую смысл приведенных на нем утверждений. Она будет напоминать, о чем идет речь в данный момент. Особенно этот прием полезен, если на комментирование слайда требуется много времени.

Глава 12. Отображение пирамиды идей в сознании

Создание образа

По мере прочтения текста в сознании возникает картинка, к которой вы постепенно добавляете новые детали. Этот процесс происходит каждый раз, когда нужно понять и запомнить текст. Одни отрывки сложнее представить в виде образа, другие – проще. Если читающий не сможет мысленно представить прочитанное и «увидеть» то, о чем говорится, он вас не поймет.

Словесное описание образа

Поняв механизм образного мышления, можно приступать к исправлению неудачных текстов.

Важнейшей областью потенциального улучшения является повышение экономической эффективности деятельности торгового персонала…

К моменту, когда вы прочли «торгового персонала», все остальное уже вылетело из головы. Однако предложение еще не закончилось:

…согласно новой политике реализации товаров в магазине и изменениям в сфере торговли.

Чтобы исправить предложение, нужно найти в нем существительные, вызвать в сознании их образы и на основе этого определить взаимосвязи.

На какие существительные в этом предложении можно опереться? «Персонал», «магазин» и, возможно, «изменения в сфере торговли». Изобразим взаимосвязи между ними:

Рисунок отражает главную взаимосвязь – связь персонала с магазином. Возможно, автор имел в виду следующее:

Чтобы отвечать новым требованиям в сфере торговли, мы должны реорганизовать работу торгового персонала.

Принцип пирамиды Минто. Барбара Минто (в кратком изложении, конспект)