Про INFO. Разложить все по полочкам. Евгений Коноплев (в кратком изложении, конспект)

Запутались в папках и версиях файлов? Думаете, что написать на визитке? Долго ищете письмо с подтверждением условий сделки? Эти проблемы знакомы каждому офисному сотруднику, работающему в режиме информационных перегрузок и катастрофической нехватки времени. Очень многие мелочи – от правильно написанной темы письма до вовремя сделанного архива файлов – позволяют существенно повысить эффективность работы и сэкономить время на поиске данных.

На страницах этой мини-энциклопедии собраны наиболее важные советы по работе с информацией, которые полезны как начинающему офисному работнику, так и опытному руководителю.

Часть I. Новичкам: первые шаги информационного работника

Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам.

Так же, как деловой стиль одежды оговаривает обязательный набор элементов и аксессуаров, информационный «внешний вид» слагается из ряда необходимых составляющих. Их мы и будем обсуждать в «Шаге 1».

Визитка – обязательные компоненты

Пример идеальной визитки.

Блок о компании

Если в компании действуют корпоративные стандарты, то общая информация на визитках ее сотрудников выглядит одинаково. В данные о компании входит:

- название компании; можно дополнить формой собственности (ООО, АО, ГУП);

- род деятельности (не обязательно, а в случае известных брендов вовсе не приветствуется);

- логотип обязателен при наличии корпоративной символики;

- адрес с указанием города и почтового индекса (для корреспонденции);

- адрес сайта.

Персональный блок

- ФИ(О). Указывать ли на визитке отчество и в каком порядке писать имя и фамилию определяется корпоративными стандартами. В компаниях, практикующих западный стиль, ограничиваются именем и фамилией (Василий ИВАНОВ). В «просоветских» организациях добавляют отчество и первой указывают фамилию (ИВАНОВ Василий Иванович).

- должность следует первым пунктом после ФИ(О). Контрагент должен знать, кому он звонит. В крайнем случае (неопределенные полномочия) укажите хотя бы «дежурную» должность – «специалист», указав, какого отдела или направления.

- отдел, департамент, подразделение обязательно указывают в крупных компаниях. А в общем случае строка помогает понять, чем занимается хозяин визитки, если по названию должности функции неочевидны. Возможно также объединение двух пунктов – «специалист отдела кредитования».

- мобильный телефон. Если номер прямой, а не федеральный, лучше указать префикс (например, +7(955)), чтобы у партнера была возможность отправить СМС.

Порядок следования номеров на визитке сообщает о ваших ожиданиях.

В примере мобильный телефон указан первым. Владелец визитки подчеркивает, что готов к звонкам на этот номер в первую очередь, а на офисный – по остаточному принципу.

- адрес электронной почты обязателен, поскольку в бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл.

***

Нужно ли перегружать визитку дополнительной информацией?

Визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения. Достаточно одного рабочего, одного мобильного номера и одного адреса электронной почты.

Подпись к электронному письму

При составлении подписи к электронному письму нужно, чтобы важные (необходимые адресатам) сведения о вас стояли на первом месте, а все дополнительные следовали далее и не мешали коммуникации (например, приводились более мелким шрифтом или более «прозрачным» серым цветом).

Все эти данные легко организовать в шаблон в любом почтовом клиенте – заданная подпись будет присоединяться ко всем письмам, ответам и пересылкам сообщений.

Ниже – пример правильной подписи к электронному письму.

…

С уважением,

Василий Петров

Специалист по внешним коммуникациям

Отдела комплектования

Службы развития

Корпорации «Спецпроекты»

E-mail: petrov_v@spec-projects.ru

Тел. (раб.): (495) 333-33-33 (доб. 135)

Тел. (моб.): +7 (903) 123-45-67

Skype: 770-550-660

www.spec-projects.ru

Наш адрес: 123456, г. Москва, ул. Авиаторов, д. 25, стр. 6, оф. 307

Схема проезда: www.spec-rpojects.ru/contacts

В шаблоне необходимо писать «С уважением…», т.к. должно быть какое-то завершение коммуникации.

E-mail в подписи нужен, чтобы получатель при копировании контактов мог перенести их все зараз, а не извлекать электронный адрес из полей письма. Очередность следования контактов в подписи указывает, в каком порядке их лучше использовать. Личные контакты в официальной подписи сотрудника компании, как правило, не приветствуются. Сотрудник представляет компанию и не должен снижать ее статус указанием бесплатных почтовых серверов или уводить ее клиентов. Когда номер мессенджера приводится в официальной подписи, это подчеркивает, что «неформальное» средство связи будет использовано именно для делового общения.

В России практикуется указание научных степеней в подписи. Но, если в цепочке вашего руководства будет человек, на визитке которого не окажется подобной подписи, его самолюбие может быть ущемлено. Даже если все руководители пожертвуют амбициями ради пользы дела, не исключено, что такую же реакцию ваши регалии вызовут у клиентов. Поэтому упоминание ученых степеней и любых достижений (лауреат, победитель, призер, член союза) возможно только там, где подобные схемы «стандартизованы» (в институтах, в научных и общественных организациях). Хотя есть исключения и в бизнесе: например, кандидат медицинских наук, представляющий компанию, которая продает медицинское оборудование, может вызвать больше уважение у потенциальных партнеров.

Вид персонального e-mail

Даже такие похожие адреса, как masha@company.ru, mary@company.ru и marya@company.ru производят разное впечатление. Допустим, вы солидный бизнесмен и знакомитесь с потенциальным партнером: с кем бы вам захотелось продолжить общение – с Машей, с Мэри или с Марией?

Деловые люди ищут в потенциальных партнерах в первую очередь сочетание предсказуемости и адекватности с достаточным опытом и солидностью. В каком из перечисленных вариантов такое сочетание наиболее вероятно? Естественно, в третьем. Но и этот случай – не предел совершенства. Ведь адрес marya@company.ru дает основания предположить следующее:

- в данной компании работает всего одна Мария;

- если первое предположение верно, значит, штат компании, скорее всего, не превышает 30–50 человек и руководство или пока не думает о расширении, или еще не разработало информационные стандарты, допускающие расширение;

- в компании не действуют информационные стандарты.

Ни одна из этих версий не идет Марии в плюс.

Примеры «респектабельных» электронных адресов:

Ivanov.Sergey@company.ru

Ivanov_S@company.ru

Ivanov_SA@company.ru

Ники и псевдонимы

Из angel_1986@mail.ru или vasilek@gmail.com придется стать petrova.lidiya@company.ru или ivanov.vasiliy@company.ru. Заведите и личные ящики именно с такими логинами на случай, если понадобится сообщать деловым партнерам личный электронный адрес. А с «исторического» неофициального почтового ящика можно настроить переадресацию на новый ящик – и сделать его основным.

Это верно и для мессенджеров. Если деловое общение происходит по этому каналу, то пора уже переименоваться из VASVAS в Василия Иванова, а в профиле вместо покемона поставить деловое фото.

Дополнительные сведения о себе

Первичные письма можно сопровождать дополнительной информацией о себе или о компании – бэкграундером (фотографией в электронном виде, краткими сведениями о себе или компании, файлом, ссылками на сайт и т. д.). Эта информация может быть полезна для получателя.

Чаще всего дается минимальный фрагмент информации, сопровождаемый отсылкой на сайт: «Прочитать больше о деятельности нашей компании вы сможете здесь… (ссылка)». Руководствуйтесь соображениями целесообразности – ставьте себя мысленно на место получателя и не перегружайте его ненужной информацией.

В любом случае дополнительные сведения нужно сообщать ниже подписи и отделять их от основного текста, чтобы во время переписки бэкграундер не отвлекал.

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем.

Организовав порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски информационного продукта (файла, каталога). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет проще.

Имена файлов

Когда появляется большое количество однотипных файлов (например, заявок) или категорий файлов (таблицы, текстовые документы, фотографии), хранить их в одном массиве неэффективно.

Эффективно ввести понятную систему именования файлов, принятую вами или коллективно (рабочей группой, отделом).

Принципов категоризации файлов существует множество.

1 принцип. Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, уместите в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка» будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». При этом можно пользоваться понятными сокращениями.

Если же материалы передаются в третьи руки, то аккуратность и вовсе необходима. Прикрепите к письму не три доклада Doklad.ppt, Doklad1.ppt, Doklad2.ppt и три фотографии IMG1015.jpg, IMG1236.jpg, IMG1705.jpg, а файлы докладов «Петров_маркет_план.ppt», «Иванов_итоги_года.ppt», «Сидоров_задачи_филиала.ppt» и фотографии докладчиков «Петров.jpg», «Иванов.jpg», «Сидоров.jpg».

В имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус.

2 принцип. Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла – наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре – с точностью до месяца.

3 принцип. Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, то пользуйтесь этими сокращениями или аббревиатурами. «Заявка» может стать «ЗВК», а «Заявление» – «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.

Семь плюс-минус два

Наукой доказано, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в кратковременной памяти 7±2 параметра.

Поэтому, разрабатывая систему маркеров для файлов или систему наименования папок на компьютере, обязательно учитывайте правило «7±2». В идеале объектов, которыми вы оперируете должно быть не больше 5-7 – чтобы обеспечить небольшой запас восприятия информации.

Также это правило применимо в других сферах деятельности. Сколько людей находится у вас в подчинении? Больше 10? Разбивайте на группы и назначайте старших в каждой из них. Сколько документов лежит в стопке «срочно». Больше 10? Разбейте на категории «сверхсрочно» и «важно».

Имена и структура каталогов

Три основных принципа, рассмотренных в разделе об именах файлов, относятся и к наименованиям каталогов. Различия между файлами и каталогами определяются их разными функциями. Если говорить упрощенно, то файлы нужны для работы, а папки – для упорядочивания файлов. Поэтому общий принцип при построении системы каталогов – разбиение на группы (категоризация), чтобы проще было искать нужный материал.

Советы по группировке объектов:

1) Мухи отдельно, котлеты отдельно. Тексты отделяем от фотографий, работу от личных дел. Поэтому изначальную иерархию нужно тщательно продумать. Или же попробовать разные варианты и выбрать наиболее удобный.

2) Делить по контенту и контексту. В одном случае файлы фотографий удобно отделить от текстовых файлов и от таблиц. В других случаях, напротив, удобно, чтобы и тексты, и сопровождающие фото, и подтверждающие таблицы лежали в одной папке. Все зависит от контекста, но в любом случае определяющим фактором будет содержание (контент).

3) Группы и списки. Ранжирование папок нужно проводить так, чтобы навигация по ним была оперативной. В любом случае стоит руководствоваться правилом 7±2 и не допускать, чтобы на одном уровне находилось более 10 разнотипных объектов. Исключение: одноранговые папки, среди которых навигация осуществляется в алфавитном порядке.

4) Статус папок. Операционная система Windows не позволяет задавать нестандартный вид папок, скажем, выделять их цветом. Но можно использовать заглавные буквы и помечать ими только значимые папки. Например, можно на одном уровне разделить папки на два разных статуса: имена важных папок будут записаны заглавными буквами, остальные – строчными. Или же можно интегрировать в имена папок особые текстовые маркеры (например, аббревиатуры). А если в начало имени каталога подставлять цифры (обозначающие статус), то, упорядочив папки по алфавиту, мы одновременно построим их и по ранжиру.

Поле «Тема письма»

Удобство графы «Тема письма» в том, что она позволяет, не раскрывая письма, узнать по существу его содержание. Причем это верно для писем, что прислали вам, и для писем, что написали вы.

«Иванов – Петрову: фотографии семинара» удобнее, чем письмо с темой «Re[6]: семинар», к которому прикреплены фотографии.

Приучайте себя:

- указывать в теме письма его суть одним тезисом (2-5 слов) («Ответ на заявку и два уточняющих вопроса»);

- если переписка ведется не по личным адресам (на общий адрес/с общего адреса), указывать адресата и отправителя письма («Иванов – Петрову: координаты сервисного центра»);

- в важных письмах использовать верхний регистр букв (но не забывайте, что это означает КРИК): «Иванов – Петрову: СРОКИ по вашей заявке ИСТЕКАЮТ через 2 дня»;

- ставить себя на место получателя и думать, понятно ли по теме, что его ждет («Re[98]:»?).

Эти меры позволят, упорядочив письма по адресату или по теме, быстро путешествовать по корреспонденции.

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Как обустроить свой информационный фонд, чтобы обеспечить его сохранность и оперативность при «информационных переездах»? Как не потерять важное в процессе повседневной работы или апгрейда, как не тратить на сохранение информации уйму сил и времени? Ответы – в «Шаге 3».

Регистрация – навигация – анализ информации

Деньги любят счет, а информация любит учет. Регистрация большинства входящих и исходящих информационных продуктов для информационного работника необходима. У нотариуса вы ставите подпись в журнале выданных документов, где указаны все данные по вопросу. В сервисную книжку автомобиля вписывают работы, выполненные на техническом обслуживании.

Грамотная регистрация создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по информационным фондам. Если вы тратите по пять минут, чтобы найти электронное письмо, и если полчаса уходит на то, чтобы отыскать договор в шкафу с документами, это означает, что навигация по архивам затруднена.

Если регистрация действует эффективно, а навигация происходит оперативно, значит, вам доступна одна из главных функций информационного работника – анализ информации. Все информационные продукты (отчеты, подсчеты) – результат анализа информации.

Запомните триаду: регистрация – навигация – анализ информации. И опирайтесь на этих трех китов.

Примеры применения:

- Заведите «бортжурнаа» в автомобиле. Вносите в него (регистрация) все: адреса магазинов, где приобретались запчасти, их маркировку и стоимость, адрес автосервиса, когда и какие работы были проведены, их стоимость, а также мысли и заметки – за чем следить, на что обратить внимание. Вы сможете точно подсчитать расходы, запланировать очередные работы, сравнить цены (анализ). Если вести журнал в электронном виде, то его можно носить в смартфоне и иметь под рукой всю информацию (навигация).

- Если руководство регулярно требует сдавать отчеты о проделанной работе (анализ), то основу для них лучше готовить заранее. Можно по ходу выполнения работ вносить информацию о них (регистрация) прямо в файл отчета или в рабочий журнал.

- Если вы активный пользователь Интернета, организуйте понятную систему закладок, при которой все ссылки (от сайта прогнозов погоды до выхода на страницу корпоративного сайта) хранятся не в одной главной папке («Избранное»), а разносятся по каталогам и подкаталогам (регистрация).

Архивирование, резервные копии, история документов

Архивирование

В рабочей папке заведите поддиректорию под названием «Архив» и складывайте в нее все, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться. Например, я в такую папку складываю копии файлов с текстом книги, которая находится в работе, – «Книга_ДД_ММ. doc». Раз в неделю в «Архив» отправляются пять устаревших копий текста. Если понадобится что-то восстановить, я всегда могу проследить развитие мысли во времени. С выходом книги эта папка будет очищена от таких копий.

Проводите архивирование с определенной периодичностью. Тогда не понадобится при любом изменении документа тут же тратить время на его обновление в информационном архиве.

Практикуйте метод ограниченного хаоса – любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, складывайте во временное хранилище. Например, в папку «Временные документы» либо в текстовый файл «Дополнительная информация». Достигнув определенного вами размера, этот хаотичный массив сам подскажет своим видом, как его лучше классифицировать. Такой подход к классификации будет отнимать меньше времени, и ни один телефон контрагента или файл с материалами не будет потерян. А разборы завалов можно приурочить к регулярному архивированию накопленной информации.

Резервное копирование («бэкап»)

Не путать с архивированием. Архивирование – это помещение в архив информации, которая может понадобиться когда-то, но не нужна сейчас. Резервное копирование – это изготовление «запасной» копии с информационного фонда (рабочих и архивных материалов) на случай, если в технике произойдет сбой. Тогда информационную базу можно будет восстановить.

Увы «бэкапить» по отдельности нужно мобильный телефон, флешку, базу контактов, папки почтового клиента, папку «Избранное» браузера, важные каталоги с ноутбука или компьютера. Все эти действия, тем не менее, необходимо проводить регулярно. Желательно все резервные данные хранить на отдельных носителях информации (жёсткие диски). Также можно настроить синхронизацию с облачными хранилищами данных.

Повышать сохранность информации можно также, сохраняя «аналоговые» следы информации – чеки на покупку, печатные документы. Конечно, хранить тонны бумаги – не лучшее решение, но в некоторых случаях «аналоговая подстраховка» необходима.

Еще одна зона «ненадежности» – сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с информацией перестает существовать. Поэтому важные страницы сохраняйте на жестком диске в виде html-документов или документов другого формата.

Рекомендация тем, кто забывает архивировать информацию: спрашивайте себя, что будет, если вы лишитесь этой базы данных (контакты, файлов на флешке, рабочие файлы)?

История документа

Работать с версиями текстового документа будет удобнее, если прямо в файле завести некое подобие журнала – «шапку» его параметров. В тексте книги я в «шапке» использую поля «Текущий объем», «Отличия от предыдущей версии», «Что сделать».

Такой подход крайне необходим, если материал находится в коллективном использовании или передается в третьи руки.

Мобильность баз данных

Одно из главных конкурентных преимуществ информационного работника – объем собранной информационной базы: от контактов с деловыми партнерами (связи) до портфеля реализованных проектов.

Меняются компьютеры, офисы и задачи – но накопленные знания и сведения должны перемещаться вместе с вами. Информация должна быть легкой на подъем и удобной для хранения и перемещения – быть мобильной. Для этого:

1) Храните данные в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене ноутбука или жесткого диска не понадобится тратить время на копирование разрозненных папок со всего жесткого диска. Можно будет просто скопировать папку WORK с одного диска на другой и создать на рабочем столе к ней ярлык.

2) Разберитесь, где на компьютере хранятся папки, в которые:

а) почтовый клиент складывает почту;

б) интернет-браузер складывает ссылки;

в) программа синхронизации складывает резервные копии мобильного телефона.

3) Переместите эти каталоги в папку WORK, «перепрописав» адресные строки в программах.

4) Запишите все, что нужно подвергать резервному копированию или переносить на новый компьютер во время апгрейда. При «переезде» просто укажете новые пути к уже существующим (перенесенным) папкам для почтового клиента и других программ или замените стандартные пустые папки программ своими, содержащими информацию.

5) Похожим образом относитесь и к базе рабочих контактов.

6) Весь свой профессиональный информационный фонд (начиная с контактов в ежедневнике и заканчивая портфолио реализованных проектов и подшивкой личных документов) стройте так, чтобы их всегда можно было взять с собой. Это упростит жизнь и при переезде в новый офис.

Оцените, какие еще сферы деятельности допускают перевод информационных фондов в мобильное состояние. Задумайтесь, сколько времени у вас заняла бы, скажем, подготовка к эвакуации. Такие мысли, кроме прочего, помогают навести порядок как в деловой жизни (от хранения важных документов в сейфе до регулярного резервного копирования рабочей информации), так и в быту (от хранения важных документов в одном установленном месте до аккуратного подшивания квитанций коммунальных платежей).

Часть II. Средний вес: секреты информационного работника

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

В «Шаге 4» будем обсуждать проблему оптимизации социальной компоненты в деятельности информационного работника: способы минимизации потерь и построения надежной системы коммуникаций с коллегами и контрагентами.

Потери на коммуникациях

В армии, где речь идет не просто об эффективности, а о выживании, действует четкий устав, чтобы мыслящие «на особицу» индивиды не могли внести помех в движение информации по иерархическим структурам. В менеджменте, где цена ошибки меньше, а творческий подход и гибкость позволяют извлекать прибыли и сверхприбыли, столь жесткое регламентирование оказалось неуместным. Оставляя в системе некоторое свободное пространство, управленцы смирились и с вытекающими из этого «потерями КПД» - транзакционными издержками.

Для информационного работника транзакционные издержки – это потери на коммуникациях:

- непонимание информации / поручений / приказов (и входящих, и исходящих);

- недопонимание;

- невольная неверная трактовка;

- сознательная неверная трактовка, если формат информации/приказов позволяет такие действия;

- недостаточное внимание к информации/приказам;

- нарушение сроков и других условий.

Вы сталкиваетесь с информационными транзакционными издержками, когда слышите:

- «Мы не получали вашего письма»;

- «Ваш вопрос пока еще не рассмотрен»;

- «Я обязательно займусь этим вопросом, как только появится возможность»;

- «Я должен был позвонить ему, но замотался и не успел»;

- «А я думал, что надо было сделать именно так».

Еще один распространенный вид издержек на коммуникациях – «пожиратели времени». Это не только и не столько говорливый коллега. Чаще всего это неэффективно выстроенная коммуникационная среда, которая заставляет тратить время на бесполезную рутину.

Враг определен – это неэффективная система коммуникаций, которая расходует впустую часть времени, внимания, сил информационного работника.

Устраняем издержки

Если кто-то является источником издержек, нужно лишить контрагента (неэффективного партнера или вредителя) такой возможности.

1) система подтверждений

- Отправив важное письмо и не получив подтверждения, что оно дошло, позвоните адресату. Если у вас дружественные отношения, это хороший повод лишний раз пообщаться «вживую». Если же это сложный партнер, скажите, что просто хотели убедиться, что письмо получено и замечено. В любом случае обращение, дополненное телефонным разговором, будет более четко зафиксировано в сознании адресата.

Существует также хитрость в виде приписки к письму: «Подтвердите, пожалуйста, получение этого письма (я не уверен в надежной работе нашего почтового сервера). Если не получу от Вас подтверждения в течение часа, позвоню, чтобы убедиться, что письмо дошло».

- Получая письма от партнеров, с которыми нужно сохранять хорошие отношения, давайте сами оперативный ответ. Уведомления почтового клиента с подтверждением получения – не в счет: автоответчикам никто не доверяет. Черкнуть пару слов займет 5-10 секунд. Добрые отношения стоят таких «затрат». Даже если вы перегружены другой важной работой, контрагент будет знать, что его письмо не отсек спам-фильтр и что вы хотя бы бегло ознакомились с содержанием послания. Вот примеры коротких ответов: «Письмо получил, вопрос понял, отвечу в течение двух дней», «Получил, занят, прочитаю внимательно через час», «Пробежал глазами по диагонали, подумаю на досуге, если в течение двух-трех дней не будет ответа, напомните, пожалуйста, еще раз».

2) система запросов

Запрос на телефонный разговор по электронной почте: «Хотел бы обсудить такой-то вопрос сегодня. Разговор не займет больше 7-10 минут. Когда Вам будет удобно созвониться?»

Запрос на коммуникацию через СМС: «Могу ли я Вам позвонить? Разговор на 5 мин. Василий Иванов».

«Мгновенный» запрос на коммуникацию. По телефону почти всегда следует сначала задавать вопрос: «Удобно ли вам сейчас говорить?» Не только формы ради – обязательно прислушайтесь, что ответит собеседник.

3) система регистрации информации

Фиксация событий или информации помогает во время сложных переговоров – всегда есть, к чему вернуться и с чем свериться.

На ключевые совещания обычно приглашают секретаря-референта. Помочь ему в работе или вовсе заменить может диктофон.

Выступления докладчика на мероприятиях необходимо записывать на видеокамеру. Эти записи пригодятся для анализа процесса и самоанализа его участников.

В некоторых случаях переговоры лучше и вовсе вести в письменном виде, чтобы держаться в рамках обсуждаемого вопроса, следить за развитием темы, нести ответственность за сделанные заявления и следовать выработанным соглашениям.

4) система фиксации фактов

- Протоколы совещаний. По результатам совещания составляется протокол, копии которого рассылаются участникам встречи.

- Расшифровка разговоров, записанных на диктофон. Набранный текст позволяет увидеть «картину» в целом, проследить стройность мысли или отметить неоднозначность сказанного.

- Письма-протоколы. По результатам встречи можно рассылать участникам неформальные письма-протоколы. Реакция на письма, напоминающие официальный протокол встречи, почти всегда позитивная. Например: «Итак, обсудив вопрос, мы выработали решение (сроки, условия). Правильно ли я сформулировал результат нашей беседы?» Можно даже фиксировать малозначительные факты, а не только стратегические решения: «Итак, был рад знакомству. Как и договаривались, будем поддерживать общение» – таким может быть деловое письмо, отправленное потенциальному партнеру, с которым вы познакомились на выставке.

Преодоление коммуникационных преград (принцип трех гвоздей)

Принцип трех гвоздей иллюстрирует особенности отечественной деловой среды. Это шутка советских времен. Бумажные бюрократы той поры, не спешили исполнять распоряжения. Поступающие бумаги вешались на «первый гвоздь».

Если в течение какого-то периода по запросу не поступало дополнительной информации, она с первого гвоздя отправлялась в мусорное ведро. Если же проситель интересовался, как продвигается решение вопроса, то документ «переезжал» на второй гвоздь со словами: «Ваш запрос в данный момент в работе».

Со второго гвоздя бумага могла или перекочевать на третий (после очередного звонка просителя), и оттуда попасть на рабочий стол чиновника, или по истечении некоторого срока ожидания вернуться на первый гвоздь, или отправиться все в то же мусорное ведро.

Принцип трех гвоздей экономил ресурсы чиновника, страхуя его от выполнения ненужной работы.

Если вы подозреваете, что организация или специалист работает по принципу трёх гвоздей, предупреждайте все этапы. Чтобы запрос сразу отправился на второй гвоздь (а не на первый, как все остальные документы), «дозвоните» через какое-то время (например, через час) электронное письмо или переданный документ. Поинтересуйтесь: все ли дошло, понятна ли задача, нет ли каких-то проблем? Если скажут, что с запросом все в порядке, и пообещают, что результат будет через неделю, то через три дня звоните повторно и аккуратно уточняйте: «Как идут дела? Подтверждаются ли оговоренные сроки?» В этом случае, вероятно, запрос «перевесят» со второго на третий гвоздь. И когда вы позвоните в оговоренное время («через неделю») и вам скажут, что «вопрос почти решен», это, скорее всего, будет означать, что именно тогда запрос и поступит в работу, перекочевав с третьего гвоздя на стол исполнителя.

Секреты эффективной переписки

Часто ли вы получаете качественные электронные послания? Логичные и структурированные, с верной пунктуацией и орфографией? А ведь контрольная вычитка письма занимает в среднем не более 5% времени, требуемого на его написание.

Следующие правила называются «информационный этикет». Соблюдение правил этикета – проявление уважения, а значит, уважайте партнеров, старайтесь увáжить их при любой возможности. Проявляйте первым заботу о контрагенте.

1.  Перечитывать письма перед отправкой. Помимо отловленных ошибок вы, возможно, придадите тексту бóльшую стройность и четкость. Порог целесообразности при доработке – 5% от времени, требуемого на написание письма.

2. Эффективно используйте графу «Тема письма», сообщайте в ней коротко суть каждого послания. Это удобно и экономит время при ознакомлении и последующем поиске писем в папках почтового клиента.

3. При обсуждении любого вопроса ответ создавайте через функцию «Ответить», а не через функцию «Создать новое письмо». Так каждое письмо сопровождается историей вопроса.

4. Создавая ответы, свой текст добавляйте первым сверху. Встречаются почтовые клиенты, которые предлагают вписывать ответ ниже истории переписки. Это очень неудобно, так как письма всегда открываются с первой строчки, и, чтобы прочитать ответ на долгую переписку, письмо приходится пролистывать.

5. Не отвечайте на вопросы прямо в тексте письма:

- такое письмо придется пролистывать и выискивать добавленные фрагменты. Даже выделив комментарии цветом, нельзя быть уверенным, что получатель прочитает письмо именно в таком форматировании.

- если в ответ на ваши комментарии у другой стороны появятся замечания, то нить беседы вовсе запутается. Поэтому, если письмо требует точного соотнесения со словами собеседника, цитируйте в ответе его слова. Но переписку всегда ведите линейно: «мой ответ» – «твой ответ» – «мой ответ»

6. Придерживайтесь правила «одна проблема – одна переписка». Если же неудобно одновременно вести переписку по нескольким темам или если необходимо обсудить все вопросы в одном письме, то обозначьте их цифрами и разбейте послание на пункты.

7. Задумайтесь о легкости распознавания прилагаемых материалов при их сохранении отдельно от письма. Если из текста сообщения понятно, что на фото 123654.jpg изображен Иван Иванович, то уже на следующий день получатель письма, открыв папку с сохраненным фото, не вспомнит, чья эта фотография.

Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов

«Шаг 5» научит оценивать информационные продукты.

Качественный анализ информации

Для анализа качества информации используется простой, но эффективный инструмент – ФТОП-анализ. ФТОП складывается из первых букв слов качеств информационного продукта:

Ф – форма представления информации;

Т – точность информации;

О – оперативность информации;

П – полнота информации.

Качественный документ не вызывает претензий ни по одному из этих параметров.

Форма представления информации

Критерий оценивает соответствие информационного продукта отраслевым стандартам. Каждый, кто писал диплом, знает, что форма таких документов четко задана и ее нарушение карается оценивающими экспертами.

«Переводите» сложные объяснения на понятный адресату язык. Или, напротив, придерживайтесь строгой стилистики деловых писем. Устроившись на новую работу, оперативно осваивайте отраслевые стандарты оформления (если вы встраиваетесь в систему) или внедряйте их (если вы управляете или оптимизируете систему).

Точность информации

Мы много фактов принимаем на веру. В особенности если эти факты опубликованы в СМИ.

Нужно проверять если не всю информацию, то хотя бы некоторую её часть:

- в таблице перемножьте сами пару цифр

- если кто-то в письме ссылается на закон, изучите упомянутый пункт закона

- если кто-то говорит, что «Иван Иванович так считает», стоит уточнить у самого Ивана Ивановича.

- если в двух источниках обнаруживаются разночтения, обратитесь с вопросами к обоим авторам. Одно из мнений вы подтвердите, второе опровергнете, а заодно сделаете вывод о степени надежности обоих источников.

Оперативность информации

Большинство ежедневных деловых газет выкладывают содержание свежего номера на интернет-портал уже ночью, после сдачи макета в типографию. Благодаря этому читатели могут изучить содержание свежего номера не в семь часов утра, когда открываются киоски, а уже в три часа ночи. Но даже так издатели не в силах помочь тем, для кого «промедление смерти подобно». Такие читатели (например, аналитики) пользуются новостными порталами информагентств. На этих порталах журналисты размещают короткие заметки, находясь прямо на месте событий, с небольшой задержкой на редактирование. А интернет-версии деловых газет оперативные потребители информации изучают позднее, чтобы узнать мнение экспертов по поводу произошедших событий.

Воспринимать параметр оперативности следует как дополнительный и подчеркивающий профессионализм автора документа.

Полнота информации

Удобно получать информационный продукт, как минимум не содержащий пробелов в сведениях. А как максимум – дополненный еще и необходимой справочной информацией.

Деловые газеты по главным фигурантам большой статьи приводят справочную информацию (биография, история компании, финансовые показатели). Развернутые статьи дополняются еще и фактами из серии «это любопытно». Даже если эти сведения повторяются из номера в номер дословно, читателю удобно каждый раз получать «комплексный обед».

***

Этот комплекс критериев применим как при оценке поступающих информационных продуктов, так и при производстве собственных. Оценивайте, каким требованиям обязательно должен отвечать документ (например, в годовом отчете важны форма представления, точность и полнота, но не принципиальна оперативность), и добивайтесь полного им соответствия.

Количественный анализ информации

Текст (количество знаков)

Просьба «напишите пару страниц текста» не корректна. В зависимости от шрифта и междустрочных интервалов на одной странице может уместиться 1500-5000 символов.

Поэтому мыслите не в страницах, а в символах электронного текста. На первое время в качестве коэффициента перевода запомните: в наиболее общем варианте документа на одной странице помещается в среднем 2500 знаков (формат А4, стандартные отступы, кегль 12, полуторные междустрочные интервалы, полное заполнение страницы текстом).

Фото (пиксели и мегабайты)

Мыслите не в сантиметрах и не в разрешении (dpi) фотографии, а в её фактических размерах (в пикселях и мегабайтах).

Для качественной печати необходимо разрешение не менее 100 пикселей (точек) на сантиметр. То есть для получения фотографии хорошего качества формата 10×15 см потребуется цифровой файл с минимальным разрешением 1000×1500 = 1,5 Мп.

Фотография размером 1000×1500 пикселей в формате jpg «весит» от 0,5 до 1 Мб (в зависимости от типа фотографии и степени сжатия). А формат, сохраняющий максимум качества (не сжимающий картинку в ущерб качеству), – tiff – для такого объема требует 4,5 Мб.

Внешняя экспертиза информационных продуктов

Завершающей стадией создания информационного продукта должна быть его экспертиза: оценка непредвзятым человеком. Это может быть:

- «пробный» читатель (слушатель, зритель), отвечающий вашим ожиданиям о потребители продукта;

- эксперт, способный обосновать свою критику.

Зачем нужна экспертиза:

1) Эксперт отметит недочеты и места, требующие доработки.

2) Автор знает, что он имел в виду, и что означает именно это слово именно в этом контексте. Но когда документ читает человек, в голове у которого нет такой же картины происходящего, слова могут приобрести неожиданный смысл.

3) Будут выловлены недостающие запятые и опечатки.

Найдите свою «лакмусовую бумажку»:

- Доклад. Выступите перед домочадцами или коллегами, перед зеркалом либо просто прочтите текст вслух, записав речь на диктофон или видеокамеру.

- Важные документы. Показывайте коллегам; лучше, если документ будет вычитан дважды – двумя экспертами.

- Важные электронные письма. Например, перед отправкой мы с коллегой сначала отправляли письма друг другу с просьбой рассмотреть критически и с придирками («Какие ассоциации и ощущения у тебя вызывает такой текст?»).

 Шаг 6. Повышение емкости информационных продуктов

«Шаг 6» покажет, как в ограниченное по объему сообщение (СМС, письмо, записку, доклад) вместить как можно больше информации.

Структура сообщений

Лучший способ оптимизации текста – создание в нем четкой структуры.

1 способ. НОПС-форматирование

Если вы знаете, о чем должно быть письмо, но никак не можете вылить знание «на бумагу», напишите в чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что еще известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст. Возможно, он потребует некоторого редактирования, возможно, вы решите переставить местами некоторые фрагменты или вообще выбрать другую нить повествования. Но в любом случае вы не забудете основные факты. Далее останется только литературно обработать итоговый текст – и получить готовое письмо с четкой логикой.

  Описанный подход – упрощенная реализация научного метода информационной работы – «метод объектно-документального анализа (МОДА)». Метод опирается на принципы объектного программирования, и четырем упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что еще известно?»). Так возникает аббревиатура НОПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.

Проверяйте тексты на наличие ответов на НОПС-вопросы, и вы увидите, как поменяется качество текстов.

2 способ. Индивидуальный мозговой штурм

Откройте текстовый файл и дайте себе минут 10 на фиксацию любых мыслей при отсутствии любой внутренней критики. После такой работы получается целый массив текста. Как минимум от него можно оттолкнуться в дальнейшей работе, а как максимум его остается только отредактировать.

Линейные и нелинейные тексты

Возьмите лист бумаги и нарисуйте структуру, называемую гиперграф, поставив в его узлы инфокванты и прорисовав взаимосвязи между ними. Такие рисунки называют блок-схемами.

На рисунке получается визуализированная нелинейная сеть идей. Такая структура ближе к схемам человеческого мышления, чем записанная в виде линейного текста последовательность фактов.

В голове имеется «упакованная» сеть идей, которая каждый раз разворачивается в линейный текст (документ, сообщение). Мы надеемся, что, прочитав линейный документ, читатель нарисует у себя в голове такую же нелинейную схему.

В технологии МОДА блок-схему из небольших текстовых фрагментов называют объектно-документальной схемой (ОДС) (рис.3).

Рис. 3. Условная объектно-документальная схема (ОДС)

Строят ее по правилам НОПС-форматирования. Инфокванты в системе разбиты на четыре класса, реализующих идеи НОПС-форматирования. Каждому классу соответствует определенный цвет.

НОПС-форматирование	Класс объектов	Ключевой вопрос	Ассоциированный цвет
Н	Надобъекты	Для чего?	Синий
О	Объекты	Что?	Красный
П	Подобъекты	Благодаря чему?	Жёлтый
С	Связанные объекты	Что ещё известно?	Зелёный

В простом варианте ОДС рисуют от руки, помещая внутри текстовых блоков фрагменты реферируемого документа и указывая принадлежность к классу информационных квантов и ссылку на источник. В электронной реализации все то же самое делается в специальном редакторе, а к информационному блоку прикрепляется файл.

В информационном блоке указываются (рис.3):

К – класс объектов (I – надобъекты, II – объекты, III – подобъекты, IV – связанные объекты);

К_№ – порядковый номер блока в данном классе объектов;

ИС_№ – порядковый номер информационного источника в списке литературы.

Объектно-документальные схемы позволяют:

- сэкономить психофизиологические ресурсы. Факты и взаимосвязи не нужно удерживать в голове – достаточно зафиксировать в ОДС ключевую мысль, ее место в сети идей (связи с другими инфоквантами) и ссылку на источник, и не опасаться, что информация потеряется;

- более четко и объемно увидеть проблему, изучив визуализированную взаимосвязь фактов (правило «7±2»);

- устроить коллективное обсуждение – мнения коллег можно тут же отражать на схеме, вписывая в контекст;

- создать информационную базу в виде гиперграфа, путешествуя по которой, можно быстрее создавать производные линейные тексты.

Гипермедиа

Задействовать скрытые резервы мозга при усвоении информации можно через дополнение сухого текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами.

Например, «скучный» текст научной книги дополняется иллюстрациями и ярким оформлением, а бизнес-книга – диском с аудио книгой или видеокурсом.

Перечень медиакомпонентов:

1) визуальный компонент:

- графика (диаграммы, графики, схемы);

- фотографии и картинки;

- презентации;

2) звуковой компонент:

- музыкальный фон сайтов;

- звуковые новости (подкасты или радиостанции);

- диски с аудиокнигами, прилагаемые к печатным изданиям;

3) видеокомпонент:

- видеозаставки, видеорепортажи, новостные ролики на сайтах компаний;

- кинофильмы как носитель рекламы (в виде продукт-плейсмента);

- видеопособия, виртуальные тренажеры;

4) осязательная компонента:

- различное качество полиграфии (визитки, каталоги, книги);

- сувенирная продукция, подчеркивающая особенности бизнеса (например, теплый плед от компании, производящей отопительное оборудование);

5) вкусовые и обонятельные компоненты:

- ароматизация магазинов;

- пробники парфюмерной продукции, распространяемые вместе с журналами.

Работа с бумажными документами будет удобнее, если с «монотонной» канцелярки перейти на цветную: скрепки, индексные закладки, папки для документов, самоклеящиеся бумажки, маркеры и гелевые ручки.

Интеллектуальный фильтр информации

Чтобы повысить эффективность работы, отделяйте главное от второстепенного.

Поможет в этом концепция интеллектуального фильтра (ИФ) – набора критериев и правил, применяемых при создании из неудобного и объемного информационного массива компактного и легко воспринимаемого информационного продукта.

Когда мы потребляем информационные фонды (изучаем Интернет, слушаем радио) иил делаем из них «выжимку» (пишем реферат, аналитическую записку, вырабатываем понимание ситуации) – мы задействуем ИФ на входе. Когда мы производим информационный продукт – из хаоса в голове рождаем произведение –применяем ИФ на выходе.

Эффективность концепции обусловлена тем, что она выводит в разряд сознательно практикуемых действий то, что раньше делалось «по наитию».

Продукты деятельности ИФ:

- мнение консультанта, аналитика, врача, продавца;

- статьи, репортажи и аналитические материалы;

- пересказ ситуации или мнение третьего лица о событиях или процессах.

Рекомендации по применению концепции ИФ:

1) максимально приблизьтесь к событию информационно: исключите сторонние ИФ (государственные каналы) или отказывайтесь от ИФ с сильным искажением информации (ангажированный блогер).

В этом смысле новости информагентств – более надежный источник информации, чем новостные передачи федеральных каналов.

Читайте деловые газеты крупных и независимых издательских домов – они находятся под пристальным вниманием общества, а также конкурируют друг с другом, поэтому даже ангажированные оценки (если таковые встречаются) они вынуждены максимально соотносить с реальностью.

2) проясните структуру ИФ поставщиков информации – например, редакционную политику изданий. Проще сделать это, зная исходную информацию и понаблюдав, как ее интерпретирует конкретное СМИ. Но знание исходной информации – прерогатива избранных лиц. Поэтому всем остальным можно попробовать, используя множественность источников информации, максимально точно реконструировать исходные события. И уже это знание позволит оценить степень «искажений», допускаемых изданиями.

Конкретизирую совет: лучше читать по несколько статей на одну и ту же (важную для вас) тему. Так вы увидите, кто и как трактует описываемые события.

3) при выборе «информационного подрядчика», обсуждайте структуру его ИФ. Секретарю объясните, какие документы или статьи вы считаете важными, какие звонки нужно переводить на вас, а с какими разбираться самостоятельно. Нанимая консультанта (брокера, аналитика), проговаривайте, какой объем информации и по каким критериям надо фильтровать.

4) изучайте правила информационного обмена, принятые в вашей среде. Привыкайте к структуре и терминологии документов, осваивайте формат профессионального информационного пространства. Настраивайте свой ИФ так, чтобы создаваемые информационные продукты соответствовали отраслевым стандартам. Например, чтобы документ, адресованный руководителю, не выглядел как интернет-блог, а интернет-блог на личной страничке не был похож на фрагмент финансового отчета.

Часть III. VIP-клуб: работа и жизнь информационного профессионала

Шаг 7. Источники информации

Чтение СМИ необходимо для успешного существования делового человека. «Шаг 7» посвящен «инструкциям по применению» СМИ.

Принципы выбора информационных источников

1) Разделяйте информацию на развлекательную, познавательную и деловую. Познавательную нужно получать дозированно и в соответствии со стратегией профессионального развития (шаг 10).

Деловую информацию разделяйте на значимую и несущественную. Критерием служит ее новизна. Чем сильнее полученный информационный прирост влияет на вашу деловую жизнь, тем полезнее эта информация. Даже если она влияет опосредовано – например, меняя мировоззрение.

2) Используйте источники, позволяющие архивировать информацию. Возможно, к ней понадобится возвращаться. Поэтому деловые радиостанции менее эффективны для информационного работника, чем газеты или сайты.

3) Источники информации должны быть множественными. Это снижает риск попадания в зависимость от чьей-либо точки зрения.

4) Поставщики информации должны быть надежными и неангажированными.

Реализовать 3 и 4 принципы помогает простая стратегия выбора подрядчиков – принцип двух дивизионов (основного и дополнительного).

Первый дивизион состоит из 3±1 игроков: наиболее уважаемые информационные источники – три самые солидные газеты, журнала или интернет-портала. Их считаем равновеликими, т. е. не ранжируем внутри группы, и обращаемся ко всем трем источникам постоянно.

Второй дивизион включает 4±2 игрока, недотянувших по каким-то причинам до первого. И здесь тоже не ранжируем участников, но изучаем уже не все продукты разом, а по одному за очередную сессию – в качестве дополнения к основным информационным источникам.

И для первого, и для второго дивизиона обязательно проводим процедуру верификации (или аттестации) – периодически (раз в полгода или год) задаемся вопросом: необходимо ли присутствие этого издания в списке просматриваемой прессы. Специальных действий по аттестации не потребуется – практика сама расставит все по местам. Главное – постоянно напоминать себе, что эти списки не на века.

Так мы не перегружаем себя информационными источниками: ежедневно изучается только 3-4 источника, но при этом имеется 7±2 поставщика информации.

Стратегия эффективна в любом виде деятельности – будь то походы по магазинам (основным + резервным) или выбор поставщиков сырья/услуг (2-3 основных + 3-5 резервных). Тогда вы будете в курсе и последних тенденций рынка, и цен.

Газеты и журналы

Газеты обладают эффектом объединения бизнес-сообщества. Читая дайджест деловой жизни, вы точно знаете, что еще тысячи подписчиков получили его сегодня именно в таком виде. А попадание новости на эти 16 полос делает ее особенно ценной: она прошла много стадий отсева, она была выбрана как важнейшая.

Ежедневные газеты

Издания первого дивизиона читаем ежедневно.

Каждую из газет, попавших в дополнительный список, прочитываем раз в неделю. Можно изучать их все сразу – в один «информационный» день, а можно по одной газете в день по очереди и сравнивать ее с содержанием первого дивизиона.

Еженедельные журналы

В список входят 4-5 еженедельников, и ротация растягивается на месяц – раз в неделю покупается очередное из дополнительных изданий.

Ежемесячные журналы

Чем ниже оперативность издания, тем более глубоким будет анализ информации.

В любом случае деловому человеку нужно знакомиться со всеми тремя типами изданий, чтобы видеть разницу в материалах и разносторонне изучать современные бизнес-процессы.

Профессиональные или узкотематические издания

Применив рассмотренные принципы построения карты чтения периодики, можно подобрать и набор профессиональной прессы.

Интернет-источники

Искать ценную деловую информацию нужно там, где ее опубликовать непросто:

- на уважаемых порталах с ответственной информационной политикой;

- на лентах крупных информационных агентств;

- на интернет-сайтах солидных деловых газет.

Придерживайтесь правила – чем солиднее издание (дороже/весомее), тем надежнее информация.

Первый дивизион комплексно просматриваем ежедневно, второй – изредка, например:

- первый дивизион – Газета.ру, Lenta.ru;

- второй дивизион – Деловой портал, Взгляд, Утро.ру.

Этот список ориентирован на аналитическую информацию. Если интересуют «сухие» новости, читайте лету информагентств, например, Интерфакс, РИА «Новости».

Существуют еще агрегаторы информации – они не производят ее сами, но собирают информацию об информации в виде набора ссылок с короткими описаниями. Например, Яндекс. Новости.

Есть системы рассылок типа Subscribe.ru, которые позволяют настроить процесс доставки информации и активный поиск заменить пассивным получением дайджестов на интересующую тему.

Платные источники информации

Платная информация поступает из открытых источников (без нарушения законодательства). Ничего секретного законно не продаётся. Но смысл в оплате такой информации есть.

Мы оплачиваем работу профессионала – усилия по ее сбору, структурированию, анализу. Теоретически всю информацию вы могли бы собрать и сами, но на это пришлось бы потратить больше времени и сил. Это классический аутсорсинг – передача подрядчикам непрофильных функций.

Распространенный вид торговли информацией – продажа баз данных. Законное и легальное распространение открытой, агрегированной и структурированной информации об игроках рынка, о действующем законодательстве и прочее. Например:

- База данных «Спарк»: система анализа рынков и компаний.

- «Медиалогия»: количественные (индекс цитирования, сравнение с конкурентами) и качественные оценки (позитивное, негативное, нейтральное упоминание, конфликтность темы).

Шаг 8. Книги как источник информации

О пользе чтения книг

Чтение полезно для делового человека. Новоиспеченные читатели замечали, как за несколько месяцев у них повышается скорость усвоения текста, вырабатываются собственные критерии качества книг, проясняется картина делового сообщества.

Бизнес-литература

Критерием качества деловой литературы служит критерий полезной новизны.

Новизну можно считать полезной, если она напрямую приносит успех бизнесу (например, это описание технологий, которые сразу же можно применять на практике) или дает знания, повышающие качество работы.

Новые и полезные знания делятся на те, которые необходимы сейчас (актуальные), и те, которые могут пригодиться в будущем (перспективные). Если вас недавно назначили руководителем и вы начинаете читать профильную литературу по управлению – это актуальные книги. Но еще недавно они были перспективными. И если бы вы могли предвидеть продвижение по службе, то прочитали бы их заблаговременно.

Соотношение актуальных и перспективных книг – дело ответственное. С одной стороны, надо заранее запасаться нужными знаниями, с другой – они не должны быть оторваны от повседневной практики, чтобы не оказаться бесполезными.

Общий недостаток деловых книг – избыток несущественной информации.

Ищите издания, которые не будут раздражать обилием «воды». А если альтернатив нет – учитесь читать «по диагонали». Редакционная и авторская разметка – выделение курсивом, составление списков, отбивка фрагментов межабзацными интервалами – не только упрощает навигацию по тексту и его общее восприятие, но также позволяет, пробежав страницу глазами, понять, содержит ли она ценные идеи.

Как выбрать книгу

1) Книги снабжаются аннотациями и краткими рецензиями. Обращайте внимание на декларации автора и издательства: на какого читателя рассчитана книга, чего в ней больше – теории или практических методов?

2) Просмотрите информацию об авторе: почему именно он написал книгу именно на эту тему, каков его багаж знаний и практического опыта? Загляните в библиографию, это позволит оценить бэкграунд книги, научный или практический.

3) Изучите оглавление.

4) Если после всего этого интерес к изданию не пропал, откройте его произвольно где-нибудь в середине и прочитайте пару абзацев – оцените стиль и слог.

5) Выберите по оглавлению раздел, посвященный теме, в которой вы разбираетесь лучше всего, просмотрите пару страниц и оцените профессионализм автора, исходя из ваших знаний. Как показывает практика, именно после этого последнего шага часто приходится отказываться от покупки.

6) Еще один способ оценить книгу – изучить ознакомительные фрагменты произведения на сайтах книжных магазинов.

Художественная литература

Для информационных работников, занимающихся написанием текстов (журналистов, копирайтеров! – это единственный способ поддерживать себя в хорошей литературной форме. Если этого не делать – язык выхолащивается, стиль ухудшается. Если вы пишущий человек, то полчаса-час в день нужно читать.

Набор должен содержать тексты, написанные профессиональными носителями языка:

- Классические тексты: школьная программа литературы для старшеклассников.

- Современные тексты: литературные премии «Большая книга», «Русский Букер» и «Национальный бестселлер».

Принципы эффективного чтения

1) Отмечайте важные фрагменты, чтобы не забыть о них и не тратить время на их дальнейшие поиски. Носите с книгой карандаш: читая, подчеркивайте важные мысли, делайте пометки на полях, записывайте свои мысли, связывайте факты, указывая источники.

2) Используйте индексационные наклейки, чтобы отмеченные места можно было оперативно отыскать. Альтернатива – цветные скрепки: установка скрепки на одну из сторон страницы будет означать разные степени важности информации.

Можно просто загибать страницы, тоже руководствуясь условной системой приоритетов. Например, загиб верхнего, нижнего угла, маленький загиб или залом половины листа.

3) Покупайте в 3-5 раз больше литературы, чем будет в итоге прочитано. В параллельном чтении должно находиться несколько книг, чтобы можно было переключаться с одной на другую в зависимости от настроения и потребностей.

4) Набор читаемой литературы должен содержать:

- книги по «вашей» теме (расширят словарный актив профессиональных терминов);

- книги из смежных или незнакомых отраслей (увеличат общий словарный запас).

- дополнительное и познавательное чтение (расширят картину мира, позволят выстраивать ассоциации и увязывать собственные знания с современным фондом знаний в отрасли или в деловом сообществе в целом). К настоящему профессионалу всегда предъявляется требование «знать все о немногом и понемногу обо всем». Не забывайте о второй части требования: не становитесь узкопрофильным специалистом и постоянно расширяйте круг общих знаний.

5) Чтение должно быть регулярным, поэтому возьмите за правило: «одна неделя – одна прочитанная книга». Это не жесткое требование. Это – намерение, которое будет подталкивать к обновлению набора читаемой литературы.

6) Разделяйте книги на те, что требуют серьезного, вдумчивого чтения, и на те, что можно «пробежать глазами» в транспорте или в очереди.

7) Коллективное обсуждение прочитанного повышает ценность изучаемых мыслей и решений. Рекомендуйте друзьям или коллегами прочитанные труды, отдавайте им книги, просите также рекомендаций и пояснений, почему именно это нужно читать.

Заведите блог и пишите отзывы о прочитанных произведениях. Объединившись в сообщество с другими блогерами, можно организовать виртуальный читальный клуб.

8) Интересные бизнес-книги покупайте в нескольких экземплярах и рассылайте по нужным адресам. Такому подарку наверняка будут рады. А если сопроводить его комментарием типа «Мне прочитанные мысли показалось очень интересными, был бы рад обсудить их с тобой», то продемонстрированная вами заинтересованность в общении сделает подарок приятным вдвойне.

Шаг 9. Профессиональный рост

Мы развиваемся, когда нас подвигают к этому окружающие условия. Создавать такие условия – наша личная обязанность. В шаге 9 о том, как это сделать.

Закон «творческого тока»

I = U × D,

I - сила творческого тока (скорость профессионального развития) прямо пропорциональна желанию развиваться D и разности потенциалов U (способности, навыки, умения и профессионализм).

Этот закон относится к любым специалистам, растущим профессионально.

Если желания D маловато, то обратитесь к пособиям по психологии или к популярным деловым книгам Тома Питерса или Ричарда Брэнсона, пропитанным «мотивирующими текстами».

Чтобы создать разность потенциалов U, нужно попасть в более профессиональную среду, общаться со знатоками своего дела (экспертами).

Оценка и самооценка (текущий потенциал)

Чтобы создать разность потенциалов, нужно знать начальный потенциал.

Способы более-менее объективной самооценки:

1) Консультант (бизнес-тренер, коуч), который проконсультирует и выработает программу развития навыков. Это эффективно, но затратно и окупится только для людей с высокими доходами. Поэтому решение подходит для топ-менеджеров и владельцев бизнеса.

2)  Учебные центры, где проводят оценку знаний.

3) Тесты в Интернете: от общих психологических до специальных узкопрофессиональных. Онлайн-тесты не потребуют больших затрат, но большинство из них и менее результативны.

3) Изучение вакансий или резюме кандидатов по «родственным» позициям. Так вы поймете, какие навыки необходимы в качестве базовых (требования к кандидату в вакансиях), а какие являются конкурентными преимуществами (графа «дополнительно» в резюме).

4) Для «мгновенной фотографии» сгодиться и просто качественно составленное резюме.

Оценив текущий уровень, сохраните результаты, чтобы через время оценить рост профессионализма.

Контакты с экспертами (высокий потенциал)

Обеспечьте постоянный контакт с носителями более высокого потенциала. Эта задача решается двумя способами:

- работа в компании с высокой корпоративной культурой;

- контакты с экспертами.

Оценка корпоративной культуры

Признаки информационной культуры могут присутствовать в компаниях любого возраста и размера. Кое-что можно распознать по деталям. Изучите визитки 1-2 представителей компании и их подписи к электронным письмам, просмотрите сайт фирмы и другие ее информационные материалы (буклеты, разделы сайта «О компании» или «Для прессы») – это поможет составить первое впечатление.

Подробнее оценить уровень информационной культуры, без погружения внутрь сложно. Надо быть, как минимум клиентом, а как максимум – сотрудником. Важно понимание корпоративных стандартов, задающих особенности внутренних бизнес-процессов. Они могут отсутствовать, могут декларироваться, но не соблюдаться, а могут быть слишком жесткими и мешать нормальному рабочему процессу. Высший пилотаж – наличие системы управления знаниями (сознательно выстроенного механизма, обеспечивающего циркуляцию знаний, их накопление, архивирование, актуализацию, а также создание и поддержание работы внутрикорпоративной информационной сети, проведение семинаров и совещаний по взаимодействию и обмену опытом, наставничество.

Организация контактов с экспертами

1) Общение с высококлассным специалистом, у которого можно учиться, совпадая по идейным позициям и взглядам на бизнес, – большая удача.

2) Работа в профессиональном коллективе, в котором вместо позиционных войн происходит совместное творчество, опирающееся на синергетический эффект.

3) Периодические встречи (если наладить постоянный контакт с экспертами не удается): курсы и тренинги, конференции и симпозиумы, круглые столы и профильные выставки.

4) Общение в интернет-пространстве (сообщества профильных специалистов).

5) Опосредованные контакты:

- Авторы книг и известные топ-менеджеры часто проводят онлайн-конференции и у многих есть собственные блоги, где можно вступать в дискуссии.

- Знакомьтесь с информационными продуктами интересующих вас экспертов и авторов (книги, публикации, материалы конференций, выступления).

Часть IV. Раздвигая горизонты

Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника

На шаге 10 рассмотрим стратегии, опираясь на которые, можно строить сценарий профессионального развития.

Результат / (ресурсы + средства) (саморазвитие)

Центральное место в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» занимает концепция «Р/РС». Для достижения результата (Р) нельзя забывать о ресурсах (Р) и средствах (С). Деятельность по их восполнению и расширению должна стать одной из основных.

Какие ресурсы и средства (Р и С) понадобятся мне для достижения целей?

Какие Р и С нужно своевременно восполнять, потому что я расходую их прямо сейчас?

Задавая себе постоянно эти два вопроса, человек превращается в сознательного и аккуратного инвестора в самого себя. Объектом инвестиций выступают наши внимание и средства, а в конечном итоге – время.

Информационному работнику для поддержания ресурсов и средств необходимо читать профильную литературу и заниматься самообразованием. Появляется все больше «двойных» специализаций, например маркетолог в области медицинского оборудования или PR-менеджер в сфере образования. Значит, грамотный инвестор должен понимать, что часть инвестиций (т. е. времени, затрачиваемого на саморазвитие) он должен тратить на себя как на маркетолога, а часть – как на знатока медицинской техники. Соотношение этих частей может быть различным – от 10/90% до 50/50%. Главное – подходить к этому осознанно.

Удержание в сознании формулы Р/(Р+С) позволяет не превратиться в дровосека, которому некогда заточить топор, потому что нужно рубить деревья.

Жизненный цикл и капитализация индивида (самомаркетинг)

Игорь Манн советует смотреть на себя как на товар. Под «товаром» подразумевается не то, что продается и покупается, а «продукт», который выводят на рынок.

Изучите маркетинговые концепции хотя бы ради того, чтобы оценить свою карьеру.

Рыночная стоимость работника

Из основ маркетинга в популярном изложении узнайте, что такое сегментирование рынка (ваша специализация), дифференцирование (разработка отдельных предложений для каждой ниши рынка), уникальное предложение и эластичность спроса (готовность лояльных покупателей платить больше за уникальный товар). Соотнесите эти понятия с самоаудитом (шаг 9) и запланируйте мероприятия по усовершенствования себя как продукта, предлагаемого рынку вакансий.

Капитализация работника

Капитализацию информационного работника можно оценивать и наращивать. Так «медийность» персоны может быть связана с маркетинговым понятием узнаваемости. А собственный сайт-визитка может стать эффективным средством коммуникации и продвижения себя-товара на рынок специалистов.

***

Маркетинговый подход предлагает удобную систему описания (картину мира). Возьмите за правило смотреть на себя со стороны именно в таком ключе. Постоянно задавайте себе маркетинговые вопросы:

- На какой стадии жизненного цикла я сейчас нахожусь?

- Не проигрываю ли я борьбу за рынок по стандартным параметрам?

- В чем уникальность моего предложения?

- Из чего я мог бы извлечь добавленную стоимость?

- Какие рынки будут актуальными в ближайшее время, а какие утратят значение?

- Что я могу сделать, чтобы учесть эти кратковременные тренды и долговременные изменения? Каких инвестиций это потребует? Когда можно ожидать отдачи от этих инвестици